> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.kaspert.be/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Hoe je onkostenindieningen reviewt en goedkeurt in Kaspert

> Beheerders en penningmeesters: review bonnetjes, wijs kasboekcategorieën toe, keur in-afwachting onkosten goed of wijs ze af, en betaal leden terug via SEPA QR-code.

Als penningmeester of beheerder van je jeugdvereniging is het Onkosten-dashboard je enige controlepunt voor elke onkost die je leden indienen. In plaats van papieren bonnetjes te verzamelen bij vergaderingen en handmatig in te voeren in een spreadsheet, review je elke indiening digitaal, controleer je het bijgevoegde bewijs, en keur je goed of wijs je af: alles in enkele tikken. Goedgekeurde onkosten vloeien rechtstreeks door naar het kasboek zonder extra data-invoer van jouw kant.

## Navigeren naar het Onkosten-dashboard

Ga naar **Onkosten** in de app-header, of navigeer rechtstreeks naar `/onkosten`. De pagina is alleen toegankelijk voor gebruikers met een beheerdersrol.

Bovenaan de pagina zie je een badge die aangeeft hoeveel onkosten momenteel op je review wachten. Als er geen in-afwachting indieningen zijn, toont de pagina een lege status met instructies over hoe leden onkosten kunnen indienen via je publieke link.

<Info>
  Om je publieke indieningslink met leden te delen, zoek je het **QR-code** icoon op de Onkosten-pagina. Je unieke link is `https://kaspert.be/[your-group-slug]/onkosten`. Je kunt deze delen via WhatsApp, het communicatiekanaal van je groep, of de QR-code afdrukken om op te hangen in je vergaderruimte.
</Info>

## Wat je ziet voor elke in-afwachting onkost

Elke in-afwachting indiening verschijnt als een kaart met de volgende informatie:

| Veld               | Beschrijving                                                                                             |
| ------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Omschrijving**   | Wat het lid heeft gekocht (bijv. *Drank aankoop Colruyt*)                                                |
| **Bedrag**         | Het totaal in euro's, getoond als een negatief (onkosten) bedrag                                         |
| **Datum**          | De datum van de aankoop                                                                                  |
| **Ingediend door** | De naam die het lid heeft ingevoerd bij indiening                                                        |
| **IBAN**           | Het Belgische bankrekeningnummer van het lid voor terugbetaling                                          |
| **Bewijs**         | Een link gelabeld **Bekijk bewijs**: klik erop om de bonnetjesfoto of PDF in een nieuw tabblad te openen |

Als er geen bonnetje is bijgevoegd, toont de kaart *Geen bewijs* in plaats van de bewijslink. Het is jouw beslissing om een onkost zonder bewijs goed te keuren: voor kleine bedragen van vertrouwde leiders kan dit prima zijn, maar voor grotere claims wil je het lid misschien vragen om opnieuw in te dienen met een bonnetje.

## Een onkost goedkeuren

<Steps>
  <Step title="Open de in-afwachting onkost-kaart">
    Zoek de onkost in de lijst. In-afwachting onkosten worden geordend met de meest recente bovenaan.
  </Step>

  <Step title="Review het bonnetje">
    Klik op **Bekijk bewijs** om de bonnetjesfoto of PDF in een nieuw tabblad te openen. Controleer of het bedrag en de datum op het bonnetje overeenkomen met wat het lid in het formulier heeft ingevoerd.
  </Step>

  <Step title="Wijs een kasboekcategorie toe (als kasboekmodule is ingeschakeld)">
    Als je vereniging de kasboekmodule actief heeft, verschijnt een categorie-dropdown op elke onkost-kaart. Je moet een categorie selecteren voordat je kunt goedkeuren. De dropdown toont de actieve kasboekcategorieën van je vereniging: dezelfde categorieën die je beheert onder **Instellingen → Categorieën**. Kies degene die het beste bij de aankoop past.
  </Step>

  <Step title="Klik op de goedkeurknop">
    Klik op de knop **Al betaald** aan de rechterkant van de kaart. Kaspert markeert de onkost als goedgekeurd, formatteert de omschrijving als `[aankoopomschrijving] (door [indiener naam])`, en, als je kasboekmodule is ingeschakeld, voegt onmiddellijk de transactie toe aan het kasboek als een onkostenboeking met de categorie en datum uit de indiening.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Goedgekeurde onkosten verschijnen in het kasboek als onkostentransacties. De bonnetjesfoto wordt opgeslagen naast de kasboekboeking, zodat je altijd een onkost kunt terugtraceren naar het oorspronkelijke bewijs. De transactieomschrijving wordt automatisch geformatteerd als `[aankoopomschrijving] (door [indiener naam])` zodat je kunt identificeren wie elke kost heeft gemaakt.
</Note>

## Betalen via SEPA QR-code

Als het lid zijn IBAN heeft opgegeven, verschijnt er een **QR-code** knop naast de goedkeur- en afwijsknoppen. Dit genereert een SEPA EPC QR-code: de internationale standaard die wordt gebruikt door Belgische bankapps zoals KBC Mobile, Belfius, ING en Argenta.

<Steps>
  <Step title="Klik op de QR-knop">
    Tik op de **QR betalen** knop op de onkost-kaart. Een paneel klapt uit onder de kaart en toont de QR-code.
  </Step>

  <Step title="Scan met je bankapp">
    Open je bank's mobiele app, navigeer naar de betaling/overschrijvingssectie, en gebruik de QR-scanner. Het bedrag, de naam van de begunstigde, het IBAN en een betalingsreferentie (Terugbetaling: \[omschrijving]) worden automatisch vooraf ingevuld.
  </Step>

  <Step title="Bevestig de betaling in je bankapp">
    Controleer de vooraf ingevulde details in je bankapp en bevestig de overschrijving. De betaling wordt verwerkt via de normale kanalen van je bank.
  </Step>

  <Step title="Markeer als betaald in Kaspert">
    Na het bevestigen van de bankoverschrijving, klik je op **Betaald – markeer als afgehandeld** onder de QR-code. Dit keurt de onkost goed in Kaspert en, als kasboek is ingeschakeld, voegt het toe aan het kasboek, net als bij het klikken op de standaard goedkeurknop.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Het gebruik van de QR-code flow is de snelste manier om een lid terug te betalen: je betaalt en keurt goed in één keer, zonder te wisselen tussen je bankapp en een handmatig overschrijvingsformulier. Het is vooral handig aan het einde van een kamp wanneer je een stapel onkosten te verwerken hebt.
</Tip>

## Een onkost afwijzen

Als een indiening onjuist, een duplicaat is, of onvoldoende bewijs heeft, kun je deze afwijzen.

Klik op de **Afwijzen** knop op de onkost-kaart. Kaspert verwijdert de onkost permanent uit de wachtrij.

<Warning>
  Het afwijzen van een onkost **verwijdert de indiening permanent** uit Kaspert. Er is geen ongedaan maken en geen "afgewezen" archief om later te reviewen. Als je per ongeluk een legitieme onkost hebt afgewezen, vraag het lid dan om het formulier opnieuw in te dienen met zijn bonnetje: hij of zij kan dezelfde publieke link gebruiken als eerder. De oorspronkelijke bonnetjesfoto is niet langer toegankelijk.
</Warning>

## De wachtrij efficiënt beheren

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Een groot volume onkosten verwerken (bijv. na een kamp)">
    Na een kamp of groot evenement kan je veel in-afwachting indieningen tegelijk hebben. Werk ze van boven naar beneden af: de meest recente indieningen verschijnen eerst. Voor elke: open het bewijs, controleer het bedrag en de datum, wijs een categorie toe, en keur goed. Het gebruik van de SEPA QR-code knop laat je elke onkost betalen en goedkeuren zonder te wisselen naar een aparte bankinterface.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wat als de bonnetjesfoto onleesbaar is?">
    Als het bonnetje te wazig, donker of onvolledig is om te verifiëren, wijs de onkost af en neem rechtstreeks contact op met de indiener. Vraag hem of haar om het bonnetje opnieuw te fotograferen in beter licht en opnieuw in te dienen via dezelfde publieke link. De afwijzing verwijdert de onleesbare indiening uit je wachtrij.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wat als het bedrag op het bonnetje afwijkt van wat is ingediend?">
    Vertrouw altijd op het bonnetje in plaats van het ingediende bedrag. Voordat je goedkeurt, bewerk je het bedrag op de onkost-kaart zodat het overeenkomt met het totaal op het fysieke bonnetje. Zo zorg je ervoor dat de kasboekboeking de werkelijke kost weergeeft. Als het verschil groot is, overweeg dan om contact op te nemen met de indiener voor verduidelijking voordat je goedkeurt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Onkosten zonder kasboekmodule">
    Als je vereniging de kasboekmodule niet heeft ingeschakeld, kun je de Onkostenmodule nog steeds gebruiken om onkosten bij te houden en goed te keuren. De categoriekiezer verschijnt niet, en goedgekeurde onkosten worden simpelweg gemarkeerd als afgehandeld: ze creëren geen kasboekboekingen. Je kunt op elk moment upgraden naar een hoger plan om de kasboekintegratie in te schakelen.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Gerelateerde pagina's

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Onkosten indienen" icon="receipt" href="/modules/expenses/submitting-expenses">
    Gids voor leden over hoe ze bonnetjes kunnen indienen via het publieke formulier of de app.
  </Card>

  <Card title="Onkosten overzicht" icon="file-invoice" href="/modules/expenses/overview">
    Een volledig overzicht van hoe de Onkostenmodule werkt en de planvereisten.
  </Card>
</CardGroup>