> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.kaspert.be/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Configureer en deel je publieke inschrijvingsformulier in Kaspert > Stel je publieke inschrijvingsformulier in met eigen vragen, open/sluit-controles en IBAN-instellingen. Deel de link met ouders: geen Kaspert-account nodig. Je publieke inschrijvingsformulier laat ouders toe om hun kinderen in te schrijven voor je jeugdvereniging vanaf elk toestel, zonder een Kaspert-account aan te maken. Het formulier staat op een vaste URL die bij je groep hoort, en jij bepaalt wanneer het open is, wat het vraagt en hoe betalingsinstructies worden getoond. Zodra een ouder het formulier indient, verschijnt het kind onmiddellijk in je lijst op het tabblad **Leden** en wordt er automatisch een betalingsverplichting aangemaakt in **Betalingsopvolging**: geen handmatige invoer nodig. ## Je formulier-URL Elke organisatie heeft een unieke publieke formulier-URL: ```text theme={null} https://kaspert.be/inschrijven/{slug} ``` Je kunt deze link vinden en kopiëren in **Leden → Instellingen**. Deel hem in je nieuwsbrief, op je website of via sociale media. Ouders hebben **geen** Kaspert-account nodig om het formulier in te vullen. De URL is alles wat ze nodig hebben. Als de inschrijving gesloten is, toont de pagina een duidelijke boodschap dat inschrijvingen momenteel niet mogelijk zijn. ## Inschrijving openen en sluiten Navigeer naar **Leden** (`/leden`) en klik op het tabblad **Instellingen**. Zoek de schakelaar **Inschrijvingen open** en zet deze aan of uit. Klik op **Opslaan** om op te slaan. Wanneer de schakelaar **uit** staat, toont de publieke formulier-URL een boodschap dat de inschrijving momenteel gesloten is. Ouders kunnen geen nieuwe inschrijvingen indienen. De [knop voor herinschrijvingsuitnodiging](/modules/members/guardian-portal) is ook uitgeschakeld zolang de inschrijving gesloten is. ## Je IBAN instellen Het IBAN dat je hier invoert, wordt gebruikt om betalingsinstructies en een scanbare EPC QR-code te genereren die zowel op het bevestigingsscherm als in de bevestigingsmail aan de ouder verschijnt. Navigeer naar **Leden** (`/leden`) en klik op het tabblad **Instellingen**. Typ of plak het IBAN van je organisatie in het veld **IBAN voor lidgeld**. Kaspert controleert de opmaak voordat het wordt opgeslagen. Klik op **Opslaan**. Het IBAN wordt nu gebruikt in alle toekomstige bevestigingsmails bij inschrijving en op betalingsschermen. ## Het formulier configureren Ga naar **Leden → Formulier** om alle formulierinstellingen te bereiken. ### Formuliermodus Kies tussen twee modi afhankelijk van je organisatietype: **Ouder of voogd schrijft in**: de standaardmodus voor jeugdverenigingen (Chiro, Scouts, KSA, KLJ, enz.). Het formulier verzamelt contactgegevens van de ouder, persoonlijke gegevens van het kind, selectie van de leeftijdsgroep (tak) en een optioneel medisch dossier. Een ouder kan meerdere kinderen in één sessie inschrijven. **Het lid schrijft zichzelf in**: ontworpen voor serviceclubs, volwassen sportclubs of elke organisatie waar leden zichzelf registreren. Het formulier slaat leeftijdsgroepen (takken) over en gebruikt een enkelvoudig lidgeld. Extra velden voor rol/categorie, beroep en factuurgegevens kunnen worden ingeschakeld. ### Zichtbaarheid Bepaal wie het formulier kan vinden en openen: Het formulier is publiek toegankelijk en kan verschijnen in zoekmachines. Iedereen met de link kan inschrijven. Het formulier is alleen toegankelijk voor mensen die de directe link hebben. Het wordt niet geïndexeerd door zoekmachines en verschijnt niet op je publieke organisatiepagina. Handig als je wilt bepalen wie de link ontvangt. ### Standaardvelden In de kaart **Standaardvelden** kun je de volgende velden tonen of verbergen, en ze verplicht of optioneel maken: | Veld | Standaard | Opmerkingen | | ----------------------- | ------------------ | ------------------------------------------------------------------ | | Adres van het kind | Getoond, optioneel | Straat, postcode en gemeente | | Telefoonnummer ouder | Getoond, optioneel | Mobiel of vaste lijn | | Toestemming voor foto's | Getoond | Selectievakje voor toestemming om foto's te gebruiken | | Tweede ouder | Getoond | Naam, telefoonnummer en e-mailadres van een optionele tweede ouder | ### Eigen vragen Je kunt je eigen vragen toevoegen die bij elke inschrijving verschijnen. Ga naar **Leden → Formulier** en scroll naar **Eigen vragen**. Het vraagformulier vouwt inline uit. | Instelling | Beschrijving | | -------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Vraag** | De vraagtekst die aan ouders wordt getoond, bijvoorbeeld *"Heeft je kind voedselallergieën?"* | | **Hulptekst** | Een optionele hint die onder het vraaglabel wordt weergegeven. | | **Type** | `Tekst` (vrije tekst), `Getal` (numeriek), `Keuzelijst` (dropdown) of `Aanvinkvakje` (selectievakje). | | **Toepasselijk op** | *Voor elk kind* (één keer per kind gevraagd) of *Voor de ouder* (één keer per formuliersessie gevraagd). | | **Verplicht** | Schakel in om een antwoord verplicht te maken voordat het formulier kan worden verzonden. | | **Medisch gevoelig** | Markeer de vraag als medisch: antwoorden worden apart weergegeven in het detailpaneel van het lid en zijn alleen zichtbaar voor admins. | De vraag wordt aan de lijst toegevoegd. Ze verschijnt onmiddellijk op het live formulier. Je kunt vragen rangschikken met de knoppen **↑ / ↓**, ze tijdelijk verbergen met de actief/inactief-schakelaar, of ze definitief verwijderen met het prullenbakicoon. Het verwijderen van een eigen vraag verwijdert ook permanent alle bestaande antwoorden op die vraag. Overweeg om de vraag te deactiveren als je historische gegevens wilt behouden. **Voorbeelden van eigen vragen:** ```text title="Nuttige vragen voor jeugdverenigingen" theme={null} "Heeft je kind een foto restrictie?" (selectievakje, medisch) "T-shirtmaat voor kamp" (selectie: XS / S / M / L / XL) "Naam van huisarts" (tekst, medisch) "Doet je kind mee aan het jaarlijkse uitstap?" (selectievakje) ``` ### Medische dossierinstellingen De stap voor het medisch dossier is standaard ingeschakeld en verzamelt: * Allergieën * Medicatie * Medische aandoeningen / notities * Dieetwensen * Huisarts (naam en telefoon) * Noodcontact (naam en telefoon) * Of het kind kan zwemmen Je kunt de volledige medische dossierstap aan- of uitzetten, en elk veld afzonderlijk in- of uitschakelen. Wanneer je een eigen vraag markeert als **medisch gevoelig**, verschijnt deze in de medische stap van het formulier, ongeacht of het standaard medisch dossier is ingeschakeld. Ouders moeten expliciet een toestemmingsselectievakje aanvinken voordat hun medische gegevens worden opgeslagen. Zonder toestemming worden ingevulde medische gegevens verworpen, zodat het veld nooit per ongeluk leeg in het dossier verschijnt. ### Bonnetje-instellingen Als je organisatie officiële lidgeldnota's uitgeeft (bijvoorbeeld voor een serviceclub die leden factureert), schakel dan **Lidgeldnota bij de bevestiging** in. Hiermee wordt een opgemaakt bonnetje aan de bevestigingsmail toegevoegd. Je moet het volgende opgeven: * Je **ondernemingsnummer** (ondernemingsnummer of btw-nummer) * Een optioneel **btw-percentage** (laat op 0 staan voor btw-vrije verenigingen) * Een optionele voetnoot die onderaan het bonnetje wordt afgedrukt Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden factuurgegevens (bedrijfsnaam, btw-nummer en factuuradres) automatisch bij de inschrijving van het lid gevraagd. ## Wat het inschrijvingsformulier verzamelt Het formulier is een wizard met meerdere stappen. Hier is een samenvatting van wat ouders invullen tijdens een standaardinschrijving (oudermodus): * Voornaam en achternaam (verplicht) * E-mailadres (verplicht) * Telefoonnummer (configureerbaar: getoond/verborgen, verplicht/optioneel) * Tweede ouder: naam, telefoon, e-mail (optioneel blok, kan volledig worden verborgen) * Eigen vragen die op de ouder van toepassing zijn * Voornaam en achternaam (verplicht) * Geboortedatum (verplicht): stelt automatisch een tak voor op basis van de leeftijd op 31 december * Adres: straat, postcode, gemeente (configureerbaar) * Tak (leeftijdsgroep) selectie (verplicht in oudermodus) * Selectievakje voor toestemming voor foto's (configureerbaar) * Eigen vragen die op het kind van toepassing zijn * Ouders kunnen meerdere kinderen in dezelfde sessie toevoegen (maximaal 10) * Allergieën, medicatie, aandoeningen, dieetwensen * Naam en telefoonnummer van de huisarts * Naam en telefoonnummer van het noodcontact * Zwemvaardigheid * Eigen vragen die als medisch zijn gemarkeerd * Expliciet toestemmingsselectievakje: zonder dit worden de gegevens in deze stap niet opgeslagen * Samenvatting van alle ingeschreven kinderen met hun tak en lidgeld * Totaal te betalen lidgeld * Selectievakje voor acceptatie van de algemene voorwaarden en privacybeleid * Verzendknop ## Wat er gebeurt na indiening 1. Het kind verschijnt in de lijst op het tabblad **Leden** onder het huidige werkjaar. 2. Er wordt een betalingsverplichting voor het lidgeld aangemaakt in **Betalingsopvolging**. 3. Een bevestigingsmail wordt verzonden naar het e-mailadres van de ouder. De mail bevat: * Een samenvatting van de ingeschreven kinderen met tak en lidgeld * De betalingsreferentie (mededeling) per kind * Het IBAN van de organisatie * Een scanbare EPC QR-code per kind (compatibel met alle Belgische bankapps) * Een knop **Beheer je gezin** die naar het persoonlijke gezinsportaal van de ouder leidt 4. Als het genereren van bonnetjes is ingeschakeld, bevat de bevestigingsmail ook een officiële lidgeldnota. De bevestigingsmail wordt verzonden via de e-mailinfrastructuur van Kaspert (`inschrijving@kaspert.be`) namens je organisatie. De afzendernaam die ouders zien, is de naam van je organisatie.