> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.kaspert.be/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Betalingsherinneringen naar leden sturen via e-mail in Kaspert

> Stuur gepersonaliseerde e-mailherinneringen voor betaling met bedrag, IBAN, en een Payconiq QR-code naar leden met nog openstaande verplichtingen.

Wanneer een lid nog niet betaald heeft en de deadline nadert, laat Kaspert je toe om rechtstreeks vanaf de Betalingen pagina een gepersonaliseerde betalingsherinnering te versturen. De herinnerings-e-mail bevat alle informatie die de ontvanger nodig heeft om zijn of haar betaling te voltooien: het verschuldigde bedrag, een beschrijving waarvoor de betaling is, de naam van je jeugdvereniging, en je IBAN, klaar om te kopiëren of te scannen. Je hoeft geen aparte e-mail op te stellen of de bankgegevens op te zoeken. Kaspert verzorgt de inhoud en onthoudt je IBAN voor de volgende herinnering die je verstuurt.

## Een herinnering versturen

<Steps>
  <Step title="Zoek de openstaande verplichting">
    Op de Betalingen pagina (`/betalingen`), localiseer de verplichting met status **Openstaand** die je wilt herinneren. Je kunt de zoekbalk gebruiken of het statusfilter op "Openstaand" zetten om hem snel te vinden.
  </Step>

  <Step title="Open het herinneringsdialoog">
    Klik het **drie puntjes menu** (⋯) op de verplichtingsrij en kies **Herinnering sturen**. Een dialoog opent met de naam van de persoon, het bedrag, en de mededeling.
  </Step>

  <Step title="Voer het e-mailadres van de ontvanger in">
    Typ het e-mailadres van het lid in het **E-mailadres ontvanger** veld. Het adres wordt niet opgeslagen nadat je het dialoog sluit. Je zult het opnieuw moeten invoeren als je later een tweede herinnering verstuurt.
  </Step>

  <Step title="Voer het IBAN van je jeugdvereniging in">
    Typ of plak het IBAN van je jeugdvereniging in het **IBAN** veld. Kaspert valideert het formaat voordat je kunt versturen. Het IBAN wordt opgeslagen in je browser voor de volgende keer. Je hoeft het slechts een keer per toestel in te voeren.
  </Step>

  <Step title="Verstuur de herinnering">
    Klik **Verstuur herinnering**. Kaspert roept een secure backend functie aan om de e-mail te verzenden. Een bevestigingstoast verschijnt zodra het bericht succesvol in de wachtrij is geplaatst.
  </Step>
</Steps>

## Wat de herinnerings-e-mail bevat

De herinnerings-e-mail wordt automatisch gegenereerd uit de verplichtingsgegevens en je organisatie-instellingen. Hij bevat:

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Persoonlijke gegevens" icon="user">
    De naam van de ontvanger en het exacte nog verschuldigde bedrag, zodat er geen onduidelijkheid is over welke betaling wordt gevraagd.
  </Card>

  <Card title="Betalingsmededeling" icon="receipt">
    De mededeling of beschrijving van de verplichting, bijvoorbeeld "Kamp 2025", zodat de ontvanger weet waarvoor de betaling is en het kan gebruiken als overmakingsmededeling.
  </Card>

  <Card title="Organisatiegegevens" icon="building">
    De naam van je jeugdvereniging (zoals geconfigureerd in Kaspert) en het IBAN dat je invoerde, duidelijk geformatteerd zodat het makkelijk te kopiëren is.
  </Card>

  <Card title="QR-code" icon="qrcode">
    Een Payconiq-achtige betalings-QR-code gegenereerd uit je IBAN, zodat ontvangers met een mobiele bankapp kunnen scannen en betalen zonder het rekeningnummer handmatig in te typen.
  </Card>
</CardGroup>

## Het IBAN wordt onthouden

Kaspert slaat het IBAN dat je invoert op in je browser, zodat je het niet elke keer opnieuw hoeft te typen. Dit betekent:

* De volgende keer dat je het herinneringsdialoog opent, is het IBAN veld automatisch vooraf ingevuld.
* Het IBAN wordt per toestel en per browser opgeslagen. Als je overschakelt naar een andere computer of je browsergegevens wist, moet je het opnieuw invoeren.
* Het IBAN wordt nooit naar Kasperts servers gestuurd, behalve als onderdeel van de herinnerings-e-mail payload wanneer je **Verstuur herinnering** klikt.

<Tip>
  Gebruik een consistent mededelingformaat zoals **"Kamp 2025 - Naam"** in je verplichtingen (bijvoorbeeld "Kamp 2025 - Jan Janssen"). Wanneer de ontvanger de betaling doet en dat als overmakingsmededeling gebruikt, is Kasperts slimme matching engine veel waarschijnlijker om de juiste transactie automatisch te vinden en voor te stellen. Dit bespaart je het handmatig koppelen van betalingen achteraf.
</Tip>

## Vereisten en validatie

<Note>
  Het versturen van een herinnering vereist zowel een geldig e-mailadres als een geldig IBAN. Kaspert valideert het IBAN-formaat voordat de **Verstuur herinnering** knop wordt ingeschakeld. Als een van beide velden leeg of ongeldig is, blijft de knop uitgeschakeld. De herinneringsoptie is alleen beschikbaar voor verplichtingen die momenteel **Openstaand** zijn. Je kunt geen herinnering sturen voor een verplichting die al als betaald is gemarkeerd.
</Note>

## Herinnering niet ontvangen?

Als het lid meldt dat hij of zij de herinnerings-e-mail niet heeft ontvangen, controleer dan het volgende:

<Accordion title="De e-mail belandde in de spammap">
  Transactionele e-mails van SaaS-platforms belanden soms in de spam- of junkmap. Vraag het lid om de spammap te controleren en de afzender als veilig te markeren.
</Accordion>

<Accordion title="Het e-mailadres werd verkeerd ingevoerd">
  Het herinneringsdialoog valideert niet of het adres bestaat, alleen of het een geldig formaat heeft. Controleer of je het juiste adres hebt ingevoerd. Indien nodig, open het herinneringsdialoog opnieuw en stuur opnieuw naar het juiste adres.
</Accordion>

<Accordion title="Er was een tijdelijk leveringsprobleem">
  Kaspert gebruikt een backend Edge Function om herinnerings-e-mails te verzenden. Tijdelijke netwerkfouten kunnen voorkomen. Als de toast een foutmelding toont in plaats van een succesbevestiging, wacht even en probeer opnieuw.
</Accordion>