> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.kaspert.be/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Kaspert onboarding: je organisatie stap voor stap instellen

> Een stap-voor-stap gids door de Kaspert onboarding-wizard: kies modules, nodig je team uit, bepaal je branding, configureer je eerste werkjaar en kies een plan.

Wanneer je een nieuwe organisatie aanmaakt in Kaspert en voor de eerste keer inlogt, start het platform automatisch een vijfstaps onboarding-wizard. De wizard verzamelt de minimale informatie die Kaspert nodig heeft om meteen nuttig te zijn: welke functies je wil activeren, wie er nog meer in je team zit, hoe je publieke pagina's eruit moeten zien, en in welk boekjaar je je momenteel bevindt. Deze pagina loopt elke stap in detail door zodat je precies weet wat je kunt verwachten en waarom elke keuze belangrijk is.

<Note>
  De onboarding-wizard draait **een keer per organisatie**. Nadat je op **Afronden en starten** hebt geklikt in de laatste stap, wordt de wizard als voltooid gemarkeerd en verschijnt hij niet opnieuw. Alle instellingen die je hier configureert, kun je later aanpassen in het gedeelte **Beheer** van de app.
</Note>

***

## De vijf stappen van de wizard

<Steps>
  <Step title="Stap 1 — Kies je modules">
    Het eerste scherm vraagt welke onderdelen van Kaspert je wil activeren. Elke module komt overeen met een sectie in de bovenste navigatiebalk.

    | Module                 | Navigatie-URL | Beschrijving                                                                         | Minimaal plan |
    | ---------------------- | ------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ------------- |
    | **Kasboek**            | `/dashboard`  | Inkomsten- en uitgavenboek, categorien, bankimport, jaarrapport                      | Free          |
    | **Verkoop**            | `/verkoop`    | Webshop met publieke bestelpagina's, kortingscodes, online betalingen                | Free          |
    | **Betalingsopvolging** | `/betalingen` | Volg betalingsverplichtingen (lidgeld, bartabbladen), slimme matching, herinneringen | Basic         |
    | **Onkosten**           | `/onkosten`   | Leden dienen onkosten in met bonnetjes; OCR vult bedragen automatisch in             | Basic         |
    | **Leden**              | `/leden`      | Ledenbeheer, inschrijfformulieren, medische gegevens, ouderportaal                   | Basic         |

    Schakel elke module in of uit met de bijbehorende schakelaar. Modules die een hoger plan vereisen dan je huidige plan, worden getoond met een **Upgrade**-badge en hun schakelaars zijn uitgeschakeld totdat je upgrade.

    **Kasboek wordt voor iedereen aanbevolen** — het is de kern van het platform en beschikbaar op alle plannen, inclusief Free.

    Je kunt deze schakelaars op elk moment opnieuw bekijken in **Beheer > Modules** (`/admin`, tabblad Modules).
  </Step>

  <Step title="Stap 2 — Nodig je team uit">
    Kaspert is gemaakt voor samenwerking. In deze stap kun je medebeheerders, medepenningmeesters of andere leiders uitnodigen voordat je zelfs maar begint met de app.

    1. Typ het e-mailadres van de persoon die je wil uitnodigen in het invoerveld.
    2. Klik op **Uitnodigen** (of druk op Enter).
    3. Kaspert maakt een uitnodigingsrecord aan en stuurt de persoon een gepersonaliseerde e-mail met een registratielink.
    4. Herhaal dit voor zoveel mensen als je wil.

    Elke succesvol verstuurde uitnodiging verschijnt als een groene bevestigingsrij onder het invoerveld. Uitgenodigde personen melden zich aan via de link in hun e-mail en kiezen **Ik ben uitgenodigd** — Kaspert koppelt hen dan automatisch aan je organisatie.

    <Tip>
      Deze stap is **optioneel** — klik op **Overslaan** om verder te gaan. Je kunt altijd later meer mensen uitnodigen vanuit **Beheer > Leden**.
    </Tip>

    **Planlimieten voor beheerders:**

    * **Free** — 1 beheerder
    * **Basic** — maximaal 3 beheerders
    * **Pro & Premium** — onbeperkt beheerders
  </Step>

  <Step title="Stap 3 — Stel je organisatieprofiel in">
    Deze stap bepaalt hoe je organisatie eruitziet op publieke pagina's (webshop, bestelbevestigingsmails, betalingsverzoeken) en in de app-header.

    **URL-slug**

    De slug is een korte, kleine-letter-, koppelteken-gebruikende identificatie die in alle publieke links wordt gebruikt. Als je slug bijvoorbeeld `chiro-sint-jan` is, zien je publieke webshop-URL's er zo uit:

    ```text theme={null}
    kaspert.be/bestellen/chiro-sint-jan/naam-van-je-verkoop
    ```

    Kaspert stelt automatisch een slug voor op basis van je organisatienaam. Je kunt deze hier bewerken — alleen kleine letters, cijfers en koppeltekens zijn toegestaan. Als de gewenste slug al door een andere organisatie wordt gebruikt, toont Kaspert een foutmelding en vraagt hij je om een andere te kiezen.

    **Logo**

    Klik op **Upload logo** om het logo van je groep te uploaden. Ondersteunde formaten: PNG, JPG, SVG. Maximale bestandsgrootte: 2 MB. Het logo verschijnt in de app-header, op publieke bestelpagina's en in uitgaande e-mails.

    **Hoofdkleur**

    Klik op het kleurstaaltje om een kleurkiezer te openen, of typ een hexcode rechtstreeks in het tekstveld (bijvoorbeeld `#1a8a6e` voor groen). De hoofdkleur wordt gebruikt als accentkleur op knoppen, highlights en je publieke pagina's. Kies een kleur die past bij de identiteit van je groep: Chiro-rood, Scouts-kaki, KSA-blauw, enzovoort.
  </Step>

  <Step title="Stap 4 — Maak je eerste werkjaar aan">
    Een **werkjaar** (letterlijk "werkjaar" of boekjaar) is de periode waarin al je transacties, betalingsverplichtingen, verkopen en onkosten worden gegroepeerd. Elke boeking in Kaspert hoort bij een werkjaar, waardoor het eenvoudig is om je kasboek per seizoen te filteren en overzichtelijke jaarrapporten op te stellen.

    Jeugdverenigingen in Vlaanderen lopen vrijwel universeel van **1 september tot 31 augustus**. De wizard vult deze datums automatisch in voor het huidige seizoen.

    Vul drie velden in:

    <ParamField path="Label" type="string" required>
      Een leesbare naam voor het werkjaar. Gebruik het formaat `JJJJ-JJJJ` (bijvoorbeeld `2024-2025`). Dit label verschijnt in dropdown-filters doorheen de app en in rapportheaders.
    </ParamField>

    <ParamField path="Startdatum" type="date" required>
      De eerste dag van het seizoen. Meestal `JJJJ-09-01` (1 september). Transacties met een datum voor deze startdatum verschijnen niet wanneer je filtert op dit werkjaar.
    </ParamField>

    <ParamField path="Einddatum" type="date" required>
      De laatste dag van het seizoen. Meestal `JJJJ+1-08-31` (31 augustus van het volgende jaar). De einddatum moet later zijn dan de startdatum.
    </ParamField>

    Klik op **Volgende** om op te slaan. Kaspert bevestigt het werkjaar met een groen vinkje en toont het geformatteerde datumbereik. Als er al een werkjaar met hetzelfde label bestaat voor je organisatie (bijvoorbeeld omdat je terugkeert na een proefperiode), slaat deze stap automatisch over.

    <Tip>
      Je kunt op elk moment extra werkjaren toevoegen (vorige seizoenen voor archivering, of toekomstige seizoenen voor planning) onder **Beheer > Organisatie**. Er is geen limiet op het aantal werkjaren per organisatie.
    </Tip>
  </Step>

  <Step title="Stap 5 — Kies een plan">
    De laatste stap toont een planvergelijking zodat je kunt beslissen of je op het **Free**-plan blijft of meteen upgrade.

    | Plan        | Maandelijks | Jaarlijks | Belangrijkste inbegrepen functies                                 |
    | ----------- | ----------- | --------- | ----------------------------------------------------------------- |
    | **Free**    | €0          | €0        | Kasboek, Verkoop, 1 beheerder, e-mailondersteuning                |
    | **Basic**   | €4.99       | €49/jaar  | + Onkosten met OCR, Betalingsopvolging, maximaal 3 beheerders     |
    | **Pro**     | €8.99       | €89/jaar  | + CSV-bankimport, onbeperkt beheerders, prioritaire ondersteuning |
    | **Premium** | €14.99      | €149/jaar | + Vroege toegang tot nieuwe functies                              |

    Je kunt op **Afronden en starten** klikken zonder een betaald plan te selecteren. Je start dan op Free en kunt op elk moment upgraden vanuit **Beheer > Abonnement**.

    Zie de pagina [Plans & Billing](/plans-and-billing) voor een volledig overzicht inclusief transactiekosten en annuleringsvoorwaarden.
  </Step>
</Steps>

***

## Na de onboarding: de indeling van je dashboard

Zodra je op **Afronden en starten** klikt, stuurt Kaspert je door naar de eerste actieve module (meestal het kasboek op `/dashboard`). De bovenste navigatiebalk bevat links naar elke module die je hebt ingeschakeld:

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Kasboek" icon="book-open" href="/modules/kasboek/overview">
    Je financiele boekhouding. Registreer inkomsten en uitgaven, filter op werkjaar en categorie, en bekijk lopende saldi.
  </Card>

  <Card title="Betalingen" icon="credit-card" href="/modules/payments/overview">
    Betalingsverplichtingen per lid of tak. Zie wie heeft betaald, wie achterstallig is, en stuur herinneringen.
  </Card>

  <Card title="Verkoop" icon="shopping-cart" href="/modules/sales/overview">
    Creer en beheer webshopverkopen. Elke verkoop krijgt zijn eigen publieke bestelpagina die je kunt delen met ouders en leden.
  </Card>

  <Card title="Onkosten" icon="receipt" href="/modules/expenses/overview">
    Beoordeel, keur goed of wijs onkosten van je leden af. Goedgekeurde onkosten worden automatisch in het kasboek geboekt.
  </Card>

  <Card title="Leden" icon="users" href="/modules/members/overview">
    Volledig ledenbeheer: takken (leeftijdsgroepen), inschrijfformulieren, medische gegevens en een ouderportaal.
  </Card>

  <Card title="Beheer" icon="settings" href="/settings/organisation">
    Organisatie-instellingen, modules, facturering, branding, teamleden en beheer van werkjaren.
  </Card>
</CardGroup>

***

## Je organisatie delen met leden

Naast het uitnodigen van beheerders per e-mail kun je ook de **uitnodigingscode** van je organisatie delen. Dit is een korte code in hoofdletters die leden kunnen invoeren wanneer ze zich registreren via het pad **Ik ben uitgenodigd**. Iedereen die zich registreert met jouw uitnodigingscode, wordt automatisch gekoppeld aan je organisatie als lid (niet als beheerder).

<Tip>
  Je vindt de uitnodigingscode van je organisatie in **Beheer > Leden**. Deel deze in de groepschat, nieuwsbrief of oudercommunicatie zodat leden zichzelf kunnen inschrijven zonder dat je individuele uitnodigingsmails hoeft te versturen.
</Tip>

***

## Veelgestelde vragen over onboarding

<Accordion title="Kan ik mijn organisatienaam wijzigen na de onboarding?">
  Ja. Ga naar **Beheer > Organisatie** en werk het naamveld bij. De URL-slug wordt niet automatisch aangepast wanneer je de naam wijzigt. Pas deze handmatig aan indien nodig om je publieke links consistent te houden.
</Accordion>

<Accordion title="Wat gebeurt er als ik de werkjaar-stap oversla?">
  Als je op **Overslaan** klikt in de werkjaar-stap, wordt er geen werkjaar aangemaakt tijdens de onboarding. Je kunt er op elk moment een aanmaken vanuit **Beheer > Organisatie > Werkjaren**. Tot er een werkjaar bestaat, tonen sommige filter- en rapportagefuncties in het kasboek een lege status.
</Accordion>

<Accordion title="Kan ik module-schakelaars die tijdens de onboarding zijn ingesteld, ongedaan maken?">
  Absoluut. Ga op elk moment naar **Beheer > Modules** om modules in of uit te schakelen. Het uitschakelen van een module verbergt deze alleen in de navigatie. Je bestaande gegevens (transacties, betalingen, enzovoort) worden bewaard en verschijnen opnieuw als je de module opnieuw inschakelt.
</Accordion>

<Accordion title="Ik heb de wizard afgesloten voordat ik klaar was. Wat nu?">
  Als je bent weggeklikt voordat je op **Afronden en starten** hebt geklikt, beschouwt de wizard zichzelf als onvolledig en start hij opnieuw de volgende keer dat je inlogt. Je gedeeltelijk ingevoerde gegevens (modulekeuzes, slug, logo, werkjaar) zijn mogelijk wel of niet opgeslagen, afhankelijk van de stap waarop je bent weggegaan. Stappen worden opgeslagen wanneer je op **Volgende** klikt op elk scherm.
</Accordion>