> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.kaspert.be/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Beheer werkjaren (seizoenen) voor je organisatie

> Maak, bewerk en beheer werkjaren aan, de datumgebonden seizoenen die alle transacties, leden en rapporten in je Kaspert-organisatie groeperen.

Een **werkjaar** is de fundamentele tijdgrens in Kaspert. Elke transactie, elke ledeninschrijving en elk rapport behoort tot precies één werkjaar, het seizoen waarin het valt. Door je financiën op te delen in afzonderlijke seizoenen (doorgaans september tot en met augustus voor Vlaamse jeugdverenigingen), kun je de resultaten van vorig jaar apart bekijken, het nieuwe seizoen voorbereiden zonder data door elkaar te halen, en nette boeken over te dragen aan je opvolger als penningmeester.

Navigeer naar **Beheer** (`/admin`) > **Organisatie** en scroll naar de sectie **Werkjaren** om ze te beheren.

## Wat een werkjaar bepaalt

Elk werkjaar heeft drie eigenschappen:

| Eigenschap     | Voorbeeld    | Opmerkingen                                    |
| -------------- | ------------ | ---------------------------------------------- |
| **Label**      | `2024-2025`  | Een leesbare naam, uniek binnen je organisatie |
| **Startdatum** | `2024-09-01` | Eerste dag van het seizoen, inclusief          |
| **Einddatum**  | `2025-08-31` | Laatste dag van het seizoen, inclusief         |

Wanneer je een werkjaar selecteert in het kasboek, de betalingen of de ledenpagina's, filtert Kaspert alle data om alleen records te tonen waarvan de datum binnen dat bereik valt. Transacties buiten het bereik worden verborgen, niet verwijderd.

Het **actieve** werkjaar wordt automatisch bepaald: Kaspert vergelijkt de datum van vandaag met al je werkjaarbereiken en markeert het passende werkjaar met een badge **Actief**.

## Een werkjaar aanmaken

<Steps>
  <Step title="Open de Werkjaren-sectie">
    Ga naar **Beheer** > **Organisatie** en scroll naar **Werkjaren**.
  </Step>

  <Step title="Klik op 'Nieuw werkjaar'">
    Klik op de knop **+ Nieuw werkjaar** rechtsboven in de sectie.
  </Step>

  <Step title="Vul het label in">
    Voer een beschrijvend label in, bijvoorbeeld `2025-2026`. Dit label moet uniek zijn binnen je organisatie.
  </Step>

  <Step title="Stel de startdatum in">
    Klik op de datumkiezer **Start** en selecteer de eerste dag van het seizoen (bijvoorbeeld 1 september 2025).
  </Step>

  <Step title="Stel de einddatum in">
    Klik op de datumkiezer **Einde** en selecteer de laatste dag van het seizoen (bijvoorbeeld 31 augustus 2026).
  </Step>

  <Step title="Opslaan">
    Klik op **Opslaan** (de knop met het vinkje). Het nieuwe werkjaar verschijnt onmiddellijk in de lijst.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Maak het nieuwe werkjaar al een paar weken voor het seizoen officieel begint. Zo kun je meteen beginnen met het inschrijven van leden en het voorboeken van transacties (zoals kampdeposito's), zonder te wachten tot het oude seizoen voorbij is.
</Tip>

## Een bestaand werkjaar bewerken

<Steps>
  <Step title="Klik op het bewerkicoon">
    Zoek het werkjaar in de lijst en klik op het potloodicoon aan de rechterkant.
  </Step>

  <Step title="Werk de velden bij">
    De rij klapt inline open. Pas het label, de startdatum of de einddatum naar wens aan.
  </Step>

  <Step title="Opslaan">
    Klik op de knop met het vinkje om op te slaan, of op de X-knop om te annuleren zonder op te slaan.
  </Step>
</Steps>

## Een werkjaar verwijderen

Klik op het prullenbakicoon op een werkjaar-rij. Er verschijnt eerst een bevestigingsvenster voordat er iets wordt verwijderd.

<Warning>
  Het verwijderen van een werkjaar verwijdert **niet** de transacties of ledenrecords die eraan gekoppeld zijn. Die records verschijnen echter niet meer in het kasboek of de ledenfilters omdat er geen werkjaarbereik meer is dat ze omvat. De data blijft opgeslagen maar wordt effectief onzichtbaar totdat je een werkjaar aanmaakt dat hetzelfde datumbereik dekt. Vermijd het verwijderen van werkjaren die echte financiele data bevatten.
</Warning>

## Wisselen tussen werkjaren in de app

Elke pagina die aan een werkjaar is gekoppeld, het kasboek (`/dashboard`), de betalingen (`/betalingen`) en de leden (`/leden`), heeft een **werkjaar-dropdown** in de bovenste balk. Klik erop om de weergave naar een ander seizoen te schakelen. De dropdown toont alle werkjaren gesorteerd op startdatum, nieuwste eerst, en markeert het huidige als **Actief**.

## Regels en validaties

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Label moet uniek zijn">
    Elk werkjaar-label moet uniek zijn binnen je organisatie. Als je probeert een duplicaat aan te maken, bijvoorbeeld twee items met het label `2024-2025`, dan weigert Kaspert het opslaan en toont de melding: **Dit werkjaar bestaat al.**
  </Accordion>

  <Accordion title="Alle velden zijn verplicht">
    Je kunt een werkjaar niet opslaan zonder label, startdatum en einddatum. De opslaanknop blijft uitgeschakeld totdat alle drie zijn ingevuld.
  </Accordion>

  <Accordion title="Datumformaat">
    Ongeacht de taalinstellingen van je browser slaat Kaspert datums altijd intern op in het formaat `YYYY-MM-DD` (bijvoorbeeld `2025-09-01`). De datumkiezers in de interface tonen datums in je lokale formaat, maar de conversie naar ISO-formaat gebeurt automatisch voor het opslaan.
  </Accordion>

  <Accordion title="Overlappende datumbereiken">
    Kaspert blokkeert je niet als je werkjaren met overlappende datumbereiken aanmaakt. Overlappende bereiken worden echter sterk afgeraden: een transactie waarvan de datum in de overlap valt, verschijnt in beide werkjaren wanneer je elk ervan selecteert, wat financiele rapportage verwarrend maakt. Ontwerp je werkjaren zodat hun bereiken niet overlappen.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

<Note>
  Het actieve werkjaar wordt bepaald door de datum van vandaag te matchen met het conventionele `YYYY-YYYY`-seizoenlabel (bijvoorbeeld september tot en met augustus wordt gelabeld als `2024-2025`). Als je niet-standaard labels gebruikt (bijvoorbeeld `Zomer 2025` in plaats van `2024-2025`), werkt de automatische detectie mogelijk niet en moet je het juiste werkjaar telkens handmatig selecteren.
</Note>