Skip to main content
De meeste problemen in Kaspert hebben een eenvoudige oplossing. Deze pagina groepeert de meest voorkomende problemen per module zodat je snel de juiste sectie kunt vinden. Doorloop de stappen voor jouw probleem. Als je er na het proberen van alles hier nog steeds niet uitkomt, zie de supportnota onderaan de pagina.

​
Kasboek en bankimport

Als het importvenster een fout toont wanneer je je bankexport uploadt, doorloop je deze controles in volgorde:
  1. Controleer je plan : Bank CSV-import vereist een Pro- of Premium-plan. Navigeer naar Beheer > Organisatie > Abonnement om je huidige plan te bevestigen. Als je op Free of Basic zit, moet je upgraden.
  2. Controleer de vereiste kolommen : Kaspert heeft minimaal een Datum-kolom en een Bedrag-kolom nodig in je CSV. Open het bestand in een platte teksteditor (niet Excel) en controleer de eerste rij. Voor ING zoek je naar koppen als Af Bij of Bedrag (EUR).
  3. Exporteer een nieuw bestand van je bank : Log in op het online portaal van je bank en download een nieuwe CSV-export. Gebruik geen bestand dat weken geleden is gedownload of dat is doorgestuurd per e-mail, want bestandscorruptie kan optreden.
  4. Open het bestand niet in Excel voordat je het importeert : Excel wijzigt de bestandscodering wanneer je opslaat, waardoor accenttekens beschadigd raken en de kolomstructuur kan veranderen. Importeer altijd het origineel rechtstreeks.
Als de foutmelding zegt CSV-bestand bevat geen 'Datum' of 'Bedrag' kolom, dan komt je bestand niet overeen met het verwachte formaat. Bekijk de Bank CSV-formaat referentie om te zien welke kolomnamen worden ondersteund.
Dit is een tekencoderingsprobleem veroorzaakt door het openen en opnieuw opslaan van de CSV in Excel voordat je deze importeert.KBC exporteert CSV-bestanden in Windows-1252-codering. Wanneer Excel dit bestand opent en je het opslaat, converteert Excel het naar een andere codering. Belgische accenttekens worden dan vervormd tot onleesbare tekens.Oplossing: Importeer het originele CSV-bestand zoals gedownload van je bank, zonder het eerst in Excel te openen. Als je de inhoud wilt bekijken voordat je importeert, gebruik dan een platte teksteditor zoals Kladblok (Windows) of TextEdit in platte-tekstmodus (Mac).Als je het origineel al hebt overschreven, download dan een nieuwe export van het online portaal van je bank.
Dit kan gebeuren als je het bankimportdialoogvenster in twee browsertabbladen tegelijkertijd open had staan, of als je browser een vorige importstatus in de cache had.Oplossing:
  1. Sluit alle Kaspert-tabbladen in je browser.
  2. Open een nieuw Kaspert-tabblad en navigeer naar het kasboek.
  3. Als de transactie er nog steeds is, controleer dan of iemand anders in je organisatie dezelfde CSV opnieuw heeft geimporteerd. Vraag het na bij je mede-admins.
  4. Als het probleem aanhoudt, mail dan support@kaspert.be met de transactiedetails.
Kaspert beperkt de kasboekweergave tot het momenteel geselecteerde werkjaar. Als transacties lijken te ontbreken of je onverwachte boekingen ziet, dan staat de werkjaarselector mogelijk op het verkeerde jaar.Oplossing:
  1. Zoek de werkjaarselector in de rechterbovenhoek van de kasboekpagina.
  2. Klik erop en selecteer het juiste werkjaar (bijvoorbeeld 2024-2025).
  3. De transactielijst en saldototalen worden onmiddellijk bijgewerkt voor het geselecteerde jaar.
Merk op dat elke transactie aan een werkjaar wordt toegewezen op basis van de datum. Als de datum van een transactie buiten het bereik van het geselecteerde werkjaar valt, verschijnt deze niet in die weergave. Om het datumbereik van een werkjaar aan te passen, ga je naar Beheer > Organisatie > Werkjaren.

​
Betalingsopvolging

Het slimme matching-algoritme van Kaspert vergelijkt banktransactiebeschrijvingen met betalingsverplichtingsrecords. Als er geen suggesties verschijnen, bevat de banktransactie niet genoeg identificerende tekst.Veelvoorkomende oorzaken en oplossingen:
  • Betaler heeft zijn naam niet vermeld : De meest betrouwbare oplossing. Vraag betalers om hun volledige naam (en idealiter een referentie zoals “Lidgeld 2024-2025”) in het mededelingenveld van de overschrijving te zetten. Deel een betaalreferentiesjabloon in je communicatie.
  • Naam is anders gespeld : Het algoritme vereist een tekstoverlap. Een transactie van “Jan Janssens” matcht met een verplichting voor “Jan Janssens”, maar mogelijk niet met “J. Janssens”. Je kunt handmatig een transactie koppelen in de betalingsopvolgingsweergave door op Handmatig koppelen te klikken.
  • Verkeerd werkjaar geselecteerd : Zorg dat het actieve werkjaar rechtsboven overeenkomt met de periode waarin de verplichting is aangemaakt.
Zie de Smart Matching-documentatie voor een volledige uitleg van het matching-algoritme.
Dit is normaal: Kaspert toont een transactie als kandidaat-suggestie voor elke verplichting waarmee deze zou kunnen matchen. Een transactie kan echter maar aan één verplichting worden gekoppeld.Zodra je een transactie aan een verplichting koppelt (door op Koppelen te klikken), wordt deze onmiddellijk uit de suggestielijst van alle andere verplichtingen verwijderd. Als je dezelfde transactie elders nog steeds ziet verschijnen na het koppelen, vernieuw dan de pagina.
Als een lid meldt dat hij of zij geen betalingsherinnering heeft ontvangen:
  1. Controleer het e-mailadres : Open de verplichting in betalingsopvolging en controleer of het e-mailadres correct is. Typefouten (.con in plaats van .com, een ontbrekende letter) zijn de meest voorkomende oorzaak.
  2. Controleer de spammap : Vraag de ontvanger om de spam- of junkmap te controleren. Herinneringsmails van Kaspert komen van een @kaspert.be-adres. Ontvangers kunnen dit adres whitelisten om toekomstige filtering te voorkomen.
  3. Wacht tot 5 minuten : Afhankelijk van de e-mailprovider kan er een korte leveringsvertraging optreden.
  4. Stuur de herinnering opnieuw : Als geen van bovenstaande helpt, klik dan opnieuw op Herinnering sturen vanuit de detailweergave van de verplichting. Elke verzendpoging genereert een nieuwe e-mail.

​
Webshop en betalingen

Als kopers kunnen afrekenen maar bestellingen niet als betaald worden gemarkeerd en je ontvangt geen fondsen:
  1. Controleer of de Stripe-onboarding is voltooid : Ga naar Beheer > Organisatie > Betalingen. Als de status iets anders toont dan Verbonden, is je onboarding onvolledig. Klik op Stripe-dashboard openen om te controleren op openstaande identiteitsverificatiestappen of bevestiging van de bankrekening.
  2. Controleer het Stripe Express-dashboard : Zoek naar meldingen, openstaande verificaties of uitbetalingsproblemen onder Stripe-dashboard openen. Stripe kan je account hebben gemarkeerd voor documentcontrole.
  3. Als een bestelling Aangemaakt toont maar de koper wel is afgerekend : Neem contact op met support@kaspert.be met het bestelnummer. Het Kaspert-supportteam kan de bestelling handmatig afstemmen.
  4. Zorg dat Stripe is ingeschakeld als betaalmethode : Bevestig dat Stripe is ingeschakeld voor de specifieke verkoop onder Beheer > Verkoop.
Als een koper geen bevestigingsmail heeft ontvangen na een succesvolle betaling:
  1. Controleer of het e-mailsjabloon is geconfigureerd : Ga naar Beheer > Verkoop en open de verkoop. Bevestig dat er een E-mailsjabloon is ingesteld. Als het sjabloon leeg of uitgeschakeld is, wordt er geen bevestigingsmail verstuurd.
  2. Controleer de spammap van de koper : Bevestigingsmails komen van een @kaspert.be-adres. Vraag de koper om de spammap te controleren.
  3. Controleer het e-mailadres van de koper : Open de bestelling in Verkoop > Bestellingen en controleer het geregistreerde e-mailadres. Als het onjuist is, neem dan rechtstreeks contact op met de koper.
Als de telefoon van de koper de Payconiq QR-code niet kan scannen:
  1. Zorg voor goed licht : De koper moet zijn telefoon onder een goed verlichte hoek houden. Vermijd reflecterende schermen.
  2. Controleer de internetverbinding : Zowel het apparaat dat de QR-code toont als de telefoon van de koper hebben een actieve internetverbinding nodig om de betaling te voltooien.
  3. Ververs de bestelpagina : Navigeer weg en terug naar de bestelpagina om een nieuw QR-codeverzoek te genereren.
  4. Probeer de deeplink in plaats daarvan : Op een mobiel apparaat toont Kaspert een knop Betaal met Payconiq die de app direct opent zonder te scannen. Vraag de koper om deze optie te gebruiken als scannen niet lukt.
  5. Controleer of de bestelling niet is verlopen : Payconiq-betalingsverzoeken zijn 24 uur geldig. Als de bestelling ouder is dan 24 uur, is de QR-code verlopen. De koper moet een nieuwe bestelling plaatsen.

​
Account en toegang

Probeer deze stappen in volgorde:
  1. Reset je wachtwoord : Op de Kaspert-loginpagina klik je op Wachtwoord vergeten en voer je je e-mailadres in. Je ontvangt binnen enkele minuten een link om je wachtwoord te resetten. Controleer je spammap als deze niet arriveert.
  2. Controleer of je het juiste e-mailadres gebruikt : Zorg dat je hetzelfde e-mailadres invoert dat je hebt gebruikt bij het aanmaken van je account of bij de uitnodiging.
  3. Leeg je browsercache : Soms veroorzaakt een verouderde browsersessie loginproblemen. Open Kaspert in een Incognito- of Privévenster om te testen.
  4. Neem contact op met support : Als je na het resetten van je wachtwoord nog steeds niet kunt inloggen, mail dan support@kaspert.be met je e-mailadres en organisatienaam.
Als een module (Betalingsopvolging, Onkosten, Leden, enz.) ontbreekt in je Kaspert-zijbalk:
  1. Controleer of de module is ingeschakeld : Ga naar Beheer > Modules en controleer of de schakelaar voor de ontbrekende module aan staat. Admins kunnen hier individuele modules in- of uitschakelen.
  2. Controleer je plan : Sommige modules vereisen een betaald plan. Basic en hoger ontgrendelt de onkostenmodule; Pro en hoger ontgrendelt bankimport. Als je op Free zit, zijn bepaalde modules grijs of verborgen. Zie Plans & Billing voor de volledige functiematrix.
  3. Controleer je rol : Leden (niet-admins) hebben geen toegang tot Betalingsopvolging, Leden of Beheer. Als je admin-toegang zou moeten hebben maar die niet hebt, vraag dan een bestaande admin om je rol te wijzigen in Beheer > Leden.
Als een teamlid meldt dat hij of zij het navigatie-item wel ziet maar geen data kan bekijken of bewerken:
  1. Controleer de rol : Ga naar Beheer > Leden en zoek het teamlid. Leden hebben alleen-lezen toegang tot het kasboek en geen toegang tot de meeste andere modules. Als ze volledige toegang nodig hebben, wijzig dan hun rol naar Admin.
  2. Controleer of ze in de juiste organisatie zitten : Als je meerdere organisaties beheert in Kaspert, controleer dan of het teamlid is uitgenodigd voor de juiste organisatie. Elke organisatie is in Kaspert apart.
  3. Vraag hen om de app te herladen : Rolwijzigingen worden actief de volgende keer dat Kaspert laadt. Vraag hen om de app te sluiten en opnieuw te openen, of een harde vernieuwing uit te voeren (Ctrl+Shift+R / Cmd+Shift+R).
Als geen van bovenstaande stappen je probleem oplost, neem dan contact op met support@kaspert.be met een beschrijving van het probleem, de module die je gebruikte, de foutmelding (voeg indien mogelijk een screenshot toe) en je organisatienaam. We reageren meestal binnen een werkdag.