Het probleem dat het oplost
In een typische jeugdvereniging doen tientallen leiders en helpers gedurende het seizoen kleine aankopen. Elke aankoop moet worden gedocumenteerd, gecontroleerd en terugbetaald. Zonder systeem raken bonnetjes kwijt, worden bedragen betwist, en moet de penningmeester maanden later mensen achtervolgen voor details. Kaspert geeft elk lid een eenvoudige manier om een bonnetje vanaf hun telefoon in te dienen: geen app-download, geen account nodig, en geeft de penningmeester één dashboard om alles te reviewen, goedkeuren en betalen op één plek.Hoe de onkostenflow werkt
1
Een lid dient een onkost in
Iedereen die een aankoop heeft gedaan namens de groep opent de publieke indieningslink die je beheerder deelt:
https://kaspert.be/[your-group-slug]/onkosten, of gebruikt de Onkosten-pagina binnen de Kaspert-app als hij of zij een account heeft. Geen login is nodig voor het publieke formulier.2
Hij of zij vult de details in en voegt een bonnetje toe
De indiener voert zijn naam, Belgisch IBAN (voor terugbetaling), een beschrijving van de aankoop, het bedrag in euro’s en de datum in. Hij of zij voegt een foto van het bonnetje toe of uploadt een PDF: rechtstreeks vanaf de telefooncamera indien nodig.
3
AI leest het bonnetje automatisch
Als je vereniging op het Basic plan of hoger zit en OCR is ingeschakeld, analyseert Kaspert de bonnetjesfoto en probeert het bedrag, de datum, de beschrijving en de categorie vooraf in te vullen. Ingelogde leden profiteren van de meest complete auto-fill; het publieke formulier vult voor wat het kan uit de afbeelding. De indiener moet altijd alle waarden controleren voordat hij of zij op indienen klikt.
4
De onkost verschijnt in het Onkosten-dashboard
De ingediende onkost verschijnt onmiddellijk onder Onkosten (
/onkosten) in het admin-paneel, gemarkeerd als in afwachting. De penningmeester ziet de naam van de indiener, het IBAN, het bedrag, de beschrijving, de datum en een link om de bonnetjesfoto te bekijken.5
De beheerder reviewt en keurt goed of wijst af
De penningmeester klikt op de onkost, controleert het bonnetje, past indien nodig details aan (zoals het toewijzen van een kasboekcategorie), en keurt deze goed of wijst deze af. Als je kasboekmodule is ingeschakeld, moet hij of zij een categorie kiezen voordat goedkeuring mogelijk is.
6
Goedgekeurde onkosten worden automatisch geboekt
Het goedkeuren van een onkost verwijdert de in-afwachting-vlag en voegt de transactie rechtstreeks toe aan het kasboek als een onkostenboeking, gebruikmakend van de categorie en datum uit de indiening. De URL van de bonnetjesfoto wordt opgeslagen naast de transactie als bewijs.
Planvereisten
De Onkosten module is beschikbaar op het Basic plan en hoger (€4,99/maand). OCR-aangedreven bonnetjesscanning, die automatisch het bedrag, de datum, de beschrijving en de categorie vooraf invult uit een foto, vereist het Basic plan of hoger en moet worden ingeschakeld in de instellingen van je vereniging. Het Free plan bevat geen onkostenindieningen.
Verken de module
Onkosten indienen
Hoe leden en leiders bonnetjes indienen via de publieke link of de Kaspert-app, inclusief OCR auto-fill.
Goedkeuringen
Hoe beheerders en penningmeesters onkostenindieningen reviewen, bewerken, goedkeuren en betalen vanuit het Onkosten-dashboard.