Skip to main content
Kaspert helpt je om de financien van je jeugdvereniging snel op gang te trekken. Aan het einde van deze gids heb je een actief account, een geconfigureerde organisatie, een actief werkjaar, minstens een boekhoudcategorie en je allereerste transactie in het kasboek. Wil je meteen een medebeheerder uitnodigen? Ook dat regel je hier. Laten we beginnen.
1

Maak je account aan op kaspert.be

Open kaspert.be in je browser en klik op Gratis proberen in de bovenste navigatiebalk. Je komt terecht op de registratiepagina.De registratiewizard leidt je langs twee paden:
  • Ik ben uitgenodigd — gebruik dit als de penningmeester of hoofdbeheerder van je groep je al een uitnodigingsmail heeft gestuurd. Registreer met het exacte e-mailadres waarnaar de uitnodiging is verstuurd; Kaspert koppelt je dan automatisch aan de juiste organisatie.
  • Nieuwe vereniging starten — gebruik dit als jij de eerste persoon van je groep bent die zich aanmeldt. Je wordt de oprichtende beheerder.
Voor een gloednieuwe groep kies je Nieuwe vereniging starten, en dan:
  1. Vul je voornaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres in.
  2. Geef de naam van je organisatie op (bijvoorbeeld “Chiro Sint-Jan Gent”).
  3. Kies een wachtwoord (minimaal 6 tekens).
  4. Accepteer de algemene voorwaarden en het privacybeleid, voltooi de veiligheidscontrole en klik op Account aanmaken.
Kaspert stuurt een bevestigingsmail naar het opgegeven e-mailadres. Open die mail en klik op de bevestigingslink om je account te activeren. Na bevestiging word je doorgestuurd naar het inlogscherm. Log in met je e-mailadres en wachtwoord.
Als je je hebt geregistreerd via een uitnodigingslink die je groep heeft gedeeld (een URL met ?ref=…), wordt er automatisch een welkomsttegoed van €20 toegevoegd aan het saldo van je nieuwe organisatie.
2

Geef je organisatie een naam en bepaal je branding

Na je eerste login opent Kaspert automatisch de onboarding-wizard. In de stap Jullie profiel kun je verfijnen hoe je organisatie eruitziet op publieke pagina’s en in uitgaande e-mails:
  • URL-slug — een korte, URL-vriendelijke identificatie voor je groep (bijvoorbeeld chiro-sint-jan). Kaspert vult automatisch een suggestie in op basis van je organisatienaam; je kunt dit hier aanpassen. De slug verschijnt in publieke webshoplinks: kaspert.be/bestellen/chiro-sint-jan/naam-verkoop.
  • Logo — upload een PNG, JPG of SVG (maximaal 2 MB). Klik op Upload logo, selecteer je bestand en Kaspert slaat het meteen op.
  • Hoofdkleur — klik op het kleurstaaltje om de kleurkiezer te openen, of typ een hexcode rechtstreeks in (bijvoorbeeld #E63946 voor rood). Deze kleur wordt gebruikt als accentkleur in je dashboard en op publieke pagina’s.
Geen van deze velden is verplicht op dit moment. Je kunt ze altijd later aanpassen onder Beheer > Organisatie.
3

Voltooi de onboarding-wizard

De wizard doorloopt vijf stappen voordat je in je dashboard terechtkomt. Twee daarvan vragen nu je aandacht:Kies je modules (Stap 1)Schakel de functies in die je groep wil gebruiken. Kaspert biedt vijf modules:Je kunt elke module later in- of uitschakelen in Beheer > Modules.Stel je eerste werkjaar in (Stap 4)Een werkjaar is het boekjaar waarin je transacties, betalingen en rapporten worden gegroepeerd. Jeugdverenigingen in Vlaanderen lopen meestal van 1 september tot 31 augustus.
  • Label — gebruik het formaat 2024-2025 zodat het meteen herkenbaar is in filters en rapporten.
  • Startdatum — bijvoorbeeld 2024-09-01.
  • Einddatum — bijvoorbeeld 2025-08-31.
Klik op Volgende om het werkjaar op te slaan. Na het opslaan verschijnt er een groene bevestigingsbadge. Je kunt later meer werkjaren toevoegen onder Beheer > Organisatie.
De onboarding-wizard draait slechts een keer per organisatie. Alle instellingen die je hier configureert (modules, branding, werkjaar) kun je later aanpassen in het gedeelte Beheer.
4

Boek je eerste transactie

Na het voltooien van de wizard beland je in het kasboek-dashboard op /dashboard. Je bent nu klaar om je eerste financiele boeking te registreren.
  1. Klik op Nieuw (de groene knop in de rechterbovenhoek van het kasboek).
  2. Kies het transactietype:
    • Inkomst — geld dat binnenkomt (lidgelden, opbrengsten van activiteiten, subsidies).
    • Uitgave — geld dat uitgaat (kampmateriaal, uitrusting, vervoer).
  3. Vul de details in:
    • Bedrag — het bedrag in euro (bijvoorbeeld 45.00).
    • Omschrijving — een korte beschrijving (bijvoorbeeld “Lidgeld Jana Claes 2024-2025”).
    • Categorie — selecteer of maak een categorie aan. Veelgebruikte startcategorien: Lidgeld, Kamp, Uitstap, Materiaal. Als je er nog geen hebt aangemaakt, klik dan op het +-icoon naast het dropdownmenu om er meteen een toe te voegen.
    • Datum — standaard vandaag; wijzig deze als je een transactie uit het verleden boekt.
  4. Klik op Opslaan. De boeking verschijnt meteen in je kasboek, gesorteerd op datum.
Geef categorien vanaf het begin een duidelijke naam. Ze vormen de basis voor je jaarrapport en maken audits eenvoudiger. Je kunt ongebruikte categorien later archiveren, maar je kunt geen categorien verwijderen waaraan al transacties zijn gekoppeld.
5

Nodig een medebeheerder uit

De financien van een jeugdvereniging zijn zelden een eenmansklus. Nodig je medepenningmeester of leider uit zodat ze meteen kunnen helpen met het kasboek.
  1. Ga naar Beheer (/admin) in de bovenste navigatie.
  2. Open het tabblad Leden.
  3. Klik op Uitnodigen.
  4. Voer het e-mailadres van de persoon in die je wil uitnodigen en klik op Verstuur.
Kaspert stuurt hen een uitnodigingsmail met een persoonlijke registratielink. Wanneer ze zich via die link aanmelden en Ik ben uitgenodigd kiezen, worden ze automatisch gekoppeld aan je organisatie. Je kunt hun rol (beheerder of lid) beheren vanuit hetzelfde tabblad Leden.
Op het Free-plan zijn uitgenodigde teamleden beperkt tot 1 beheerder. Upgrade naar Basic voor maximaal 3 beheerders, of naar Pro/Premium voor onbeperkt beheerders.

​
Wat nu?

Je organisatie is live. Hier is een overzicht van waar alles te vinden is:

Kasboek

Registreer inkomsten en uitgaven, importeer bankafschriften en genereer je jaarrapport.

Betalingsopvolging

Volg lidgelden en andere betalingsverplichtingen. Stuur automatische herinneringen naar leden die achterstallig zijn.

Plans & Billing

Vergelijk Free, Basic, Pro en Premium. Upgrade wanneer je groep meer modules of meer beheerders nodig heeft.

Onboarding uitgebreid

Een gedetailleerd overzicht van elke stap in de onboarding-wizard, inclusief branding, werkjaarinstellingen en modulekeuze.