Skip to main content
Kaspert ondersteunt zowel bulkimport als export van ledengegevens, waardoor het eenvoudig is om over te stappen van een ander systeem of om je jaarlijkse federatierapport voor te bereiden. De importwizard verwerkt CSV- en Excel-bestanden met AI-ondersteunde kolomkoppeling, zodat je niet elke kolom handmatig hoeft te koppelen. De export levert een net .xlsx-bestand op dat alle standaardvelden bevat, evenals antwoorden op eventuele eigen inschrijvingsvragen die je hebt geconfigureerd: klaar om aan je koepelorganisatie te overhandigen.

​
Leden importeren

De importtool maakt leden en hun inschrijvingen aan voor het momenteel geselecteerde werkjaar. Controleer voordat je begint of het juiste seizoen is geselecteerd in de werkjaar-dropdown rechtsboven op de pagina Leden.
1

Open het importvenster

Navigeer naar Leden (/leden), controleer of het juiste werkjaar is geselecteerd in de dropdown rechtsboven, en klik op Importeer leden.
2

Bereid je bestand voor

De import accepteert .xlsx, .xls, .csv en .txt-bestanden met maximaal 500 rijen. De eerste rij moet een koprij zijn. Verplichte kolommen zijn Voornaam en Achternaam; alle andere zijn optioneel:
3

Upload het bestand

Klik op het bestandsinvoerveld in het venster en selecteer je bestand. Kaspert leest het bestand in de browser: er wordt niets naar de server verzonden totdat je de import bevestigt.
4

Koppel de kolommen

Kaspert probeert kolommen eerst automatisch op naam te koppelen (bijvoorbeeld een kolom met de naam “Geboortedatum” wordt gekoppeld aan geboortedatum). Vervolgens doet het een AI-ondersteunde poging om kolommen te identificeren die niet op naam zijn gematcht, met behulp van de feitelijke gegevens als context. Je ziet een badge “automatisch herkend” op kolommen die door AI zijn gekoppeld.Controleer alle koppelingen en corrigeer eventuele fouten met de dropdown naast elk veld. Je hoeft alleen Voornaam en Achternaam te koppelen: alle andere velden zijn optioneel.
5

Bekijk de voorvertoning en bevestig

Klik op Volgende. Kaspert toont een voorvertoning van alle rijen met een status voor elke rij:
  • Nieuw lid: wordt aangemaakt
  • Bestaand lid: bestaat al (gematcht op voornaam + achternaam + geboortedatum) en wordt overgeslagen
  • Fout: ontbrekende verplichte gegevens of een onleesbare geboortedatum
Als rijen verwijzen naar een taknaam die niet bestaat, verschijnt een kaart met de onbekende takken. Je kunt een selectievakje aanvinken naast elke tak om Kaspert deze automatisch aan te laten maken met een lidgeld van €0. Je kunt het lidgeld later aanpassen op het tabblad Takken.
6

Voer de import uit

Klik op Importeer N leden. Kaspert maakt elk nieuw lid aan, het ouderrecord (als e-mail of naam is opgegeven) en een inschrijving voor het geselecteerde werkjaar. Na afronding toont een samenvatting hoeveel leden zijn aangemaakt, overgeslagen en mislukt.
Dubbeldetectie is gebaseerd op voornaam + achternaam + geboortedatum. Als een lid geen geboortedatum in je bestand heeft, worden twee leden met dezelfde naam als afzonderlijk beschouwd. Vermijd dubbele records door altijd geboortedata op te nemen wanneer mogelijk.

​
Leden exporteren

De export downloadt alle momenteel zichtbare rijen als een Excel-bestand.
1

Selecteer het juiste werkjaar

Gebruik de werkjaar-dropdown rechtsboven op de pagina Leden om het seizoen te kiezen dat je wilt exporteren.
2

Pas filters toe (optioneel)

Filter op tak met de tak-dropdown, of zoek op naam met het zoekveld. Alleen de rijen die de huidige filter doorstaan, worden opgenomen in de export. Gebruik dit om indien nodig één tak tegelijk te exporteren.
3

Klik op 'Exporteer Excel'

De knop bevindt zich rechtsboven op het tabblad Leden. Je browser downloadt een bestand met de naam:

​
Wat de export bevat

De export weerspiegelt de gefilterde weergave: als je hebt gefilterd op tak, worden alleen leden van die tak geëxporteerd. Verwijder alle filters voordat je exporteert om de volledige ledenlijst te verkrijgen.
Exporteer de volledige lijst aan het einde van elk seizoen voor je federatie (koepelorganisatie). Het Excel-bestand bevat alle vereiste velden, geformatteerd voor eenvoudig kopiëren en plakken in federatiesystemen. Verwijder eerst alle actieve filters zodat elk lid is opgenomen.

​
Handmatig een enkel lid toevoegen

Als je één lid wilt toevoegen zonder de importwizard te doorlopen, klik je op Lid toevoegen op het tabblad Leden. Een venster laat je het volgende invullen:
  • Kind: voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, tak
  • Ouder / voogd (optioneel): voornaam, achternaam, e-mail, telefoon
Kaspert maakt in één stap het ledenrecord aan, het ouderrecord (als opgegeven) en een inschrijving voor het huidige werkjaar. Het lidgeld wordt automatisch overgenomen van de geselecteerde tak.