Skip to main content
Het ouderportaal is een gepersonaliseerde webpagina die de bestaande kinderen van een gezin toont en ouders in staat stelt om ze met één klik voor het nieuwe seizoen te herinschrijven. Vanuit het perspectief van een ouder verloopt de ervaring naadloos: ze ontvangen een e-mail, klikken op een persoonlijke link en vinden een vooraf ingevuld formulier met de namen, geboortedata en adressen van al hun kinderen al ingevuld van vorig jaar. Ze controleren de gegevens, selecteren de juiste tak, bevestigen en ze zijn klaar: geen account nodig, geen gegevens opnieuw intypen vanaf nul.

​
Hoe het ouderportaal werkt

Het portaal is bereikbaar via:
Elke ouder ontvangt een unieke persoonlijke link die 30 dagen geldig is vanaf het moment dat deze wordt gegenereerd. Wanneer een ouder zijn link opent, ziet hij of zij:
  • Zijn of haar eigen contactgegevens (naam, e-mail, telefoon)
  • Een kaart voor elk kind dat gekoppeld is aan zijn of haar ouderrecord uit het vorige seizoen
  • De inschrijvingsstatus en betalingsstatus voor elk kind in het huidige werkjaar
  • Knoppen om persoonlijke gegevens en het medisch dossier van het kind bij te werken
Als een kind al is ingeschreven voor het huidige werkjaar, toont de kaart een groene “Lidgeld betaald” of een openstaand saldo met betalingsopties. Om een kind dat nog niet is ingeschreven voor het huidige jaar in te schrijven, klikt de ouder op Kind (her)inschrijven, wat het standaard inschrijvingsformulier opent met hun gezinsgegevens vooraf ingevuld.

​
Wat ouders kunnen bijwerken

Vanuit het ouderportaal kunnen ouders het volgende bijwerken zonder contact met je op te nemen:
  • Adres van het kind (straat, postcode, gemeente)
  • Toestemming voor foto’s
  • Telefoonnummer van de ouder
  • Volledig medisch dossier (met expliciet toestemmingsselectievakje)
Deze wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in de Kaspert-ledendatabase.

​
Online betalen vanuit het portaal

Als je organisatie Stripe of Bancontact (Payconiq) heeft gekoppeld, toont het ouderportaal ook een knop online betalen per kind naast het lidgeld. Ouders kunnen rechtstreeks vanaf hun gezinspagina betalen zonder in te loggen.

​
Herinschrijvingsuitnodigingen versturen

1

Controleer of inschrijving open is

Controleer voordat je uitnodigingen verstuurt of de inschrijvingsschakelaar is ingeschakeld in Leden → Instellingen → Inschrijvingen open. Ouders die een link ontvangen, kunnen niets doen als de inschrijving gesloten is.
2

Ga naar Leden → Instellingen

Navigeer naar Leden (/leden) en klik op het tabblad Instellingen.
3

Klik op 'Nodig alle ouders uit voor herinschrijving'

Scroll naar de sectie Herinschrijving en klik op de knop. Een bevestigingsvenster geeft aan hoeveel ouders worden gecontacteerd.
4

Bevestig

Klik in het venster op Verstuur uitnodigingen. Kaspert begint onmiddellijk met het verzenden van gepersonaliseerde e-mails naar elke ouder in je bestand die een geldig e-mailadres heeft en de afgelopen 7 dagen geen uitnodiging heeft ontvangen.
5

Lees het resultaat

Na het verzenden toont een melding hoeveel e-mails zijn verstuurd en hoeveel zijn overgeslagen. Overgeslagen ouders hadden ofwel geen geldig e-mailadres of zijn recent al uitgenodigd.

​
Wat de uitnodigingsmail bevat

Elke ouder ontvangt een gepersonaliseerde e-mail met:
  • Een begroeting met zijn of haar voornaam
  • Een korte uitleg dat het nieuwe seizoen begint en hun gezinsgegevens klaarstaan
  • Een opvallende knop Open mijn gezinslink
  • De volledige link in platte tekst (voor ouders van wie de e-mailclient knoppen blokkeert)
  • Een mededeling dat de link 30 dagen geldig is
De e-mail wordt verzonden vanaf inschrijving@kaspert.be namens je organisatie, met je organisatienaam als weergegeven afzender.

​
Beperkingen op herhaald verzenden

Om onbedoelde spam te voorkomen, hanteert Kaspert een limiet van één uitnodiging per ouder per 7 dagen. Als een ouder de afgelopen 7 dagen al een link heeft ontvangen, hetzij door een eerdere bulkverzending hetzij door het systeem tijdens de inschrijving, wordt hij of zij automatisch overgeslagen. De resultaatmeldingsmelding toont het exacte aantal overgeslagen ouders.
Als de link van een ouder is verlopen of verloren is gegaan, kan hij of zij zelf een nieuwe aanvragen. Op het publieke inschrijvingsformulier (kaspert.be/inschrijven/{slug}) verschijnt op de eerste stap een kaart “Was je kind vorig jaar al lid?”. De ouder voert zijn of haar e-mailadres in en klikt op Stuur mijn gezinslink. Als het e-mailadres wordt gevonden in je ouderrecords, wordt onmiddellijk een nieuwe persoonlijke link verzonden. Dezelfde zelfserviceaanvraag is ook beschikbaar op de pagina van het ouderportaal zelf wanneer de link ongeldig of verlopen is: de pagina toont dan een formulier om een nieuwe link aan te vragen.
Verstuur herinschrijvingsuitnodigingen twee tot vier weken voor het begin van het nieuwe seizoen. Zorg ervoor dat je inschrijvingsformulier volledig is geconfigureerd: juiste takken, up-to-date lidgelden en het juiste IBAN, zodat ouders accurate informatie zien wanneer ze op hun gezinsportaal aankomen.