Skip to main content
Een betalingsverplichting vertegenwoordigt de verwachte betaling van een enkele persoon binnen een betalingstype. Het is de kernrecord die Kaspert gebruikt om bij te houden of iemand betaald heeft. Elke verplichting slaat de naam van de persoon op, het bedrag dat hij of zij verschuldigd is in euro, en een optionele mededeling of beschrijving die Kaspert kan helpen om de verplichting te matchen met een banktransactie. Zodra een verplichting als betaald is gemarkeerd, hetzij handmatig hetzij via slimme matching, toont het een groene “Betaald” badge en kan het optioneel gekoppeld worden aan de specifieke banktransactie die de betaling vereffende.

​
Wat een verplichting bevat

​
Een enkele verplichting toevoegen

1

Selecteer een betalingstype

Op de Betalingen pagina (/betalingen), zorg dat het juiste betalingstype is geselecteerd in de dropdown bovenaan de pagina.
2

Open het toevoegdialoog

Klik Toevoegen in de rechterbovenhoek van de verplichtingenlijst. Een dialoogvenster verschijnt met drie velden.
3

Vul de gegevens in

Voer de naam van de persoon in, het verwachte bedrag, en optioneel een mededeling. Bijvoorbeeld:
  • Naam: Jan Janssen
  • Bedrag: 45,00
  • Mededeling: Kamp 2025
4

Sla de verplichting op

Klik Toevoegen om op te slaan. De verplichting verschijnt meteen in de lijst met de status “Openstaand”.

​
Importeren uit Excel of CSV

Als je een lijst van deelnemers in een spreadsheet hebt, kun je alle verplichtingen in een keer importeren in plaats van ze een voor een in te voeren. Kaspert accepteert .xlsx, .xls, en .csv bestanden.
1

Bereid je spreadsheet voor

Zorg dat je spreadsheet minstens twee kolommen heeft: een voor de naam van de persoon en een voor het bedrag. Een derde kolom voor de mededeling is optioneel. Kaspert herkent de volgende kolomkoppen (niet hoofdlettergevoelig):
  • Naam kolom: Naam, Name, Persoon, Lid
  • Bedrag kolom: Bedrag, Amount, Prijs, Price
  • Mededeling kolom: Mededeling, Description, Omschrijving, Desc, Memo
De eerste rij moet de koppen bevatten.
2

Voorbeeld bestandsformaat

Hier is een voorbeeld CSV-bestand dat Kaspert kan importeren:
kamp_2025_deelnemers.csv
3

Klik op 'Importeren'

Op de Betalingen pagina, klik de Importeren knop boven de verplichtingenlijst. Je bestandsbrowser opent, selecteer je voorbereide .xlsx of .csv bestand.
4

Controleer het resultaat

Kaspert leest het bestand, detecteert de kolommen automatisch, en slaat rijen over waar de naam- en bedragcombinatie al bestaat in het huidige betalingstype (dubbeldetectie). Een toastmelding bevestigt hoeveel verplichtingen zijn toegevoegd en hoeveel duplicaten zijn overgeslagen.
Dubbeldetectie vergelijkt de naam van de persoon (niet hoofdlettergevoelig) en het bedrag. Als een rij met “Jan Janssen” en “45,00” al bestaat in het geselecteerde betalingstype, wordt die rij overgeslagen, zelfs als de mededeling anders is.

​
Een verplichting handmatig als betaald markeren

Als een betaling buiten je kasboek om is ontvangen (bijvoorbeeld contant), of als je liever geen slimme matching gebruikt, kun je elke verplichting direct als betaald markeren:
  • Open het drie puntjes menu (⋯) op de verplichtingsrij en kies Markeer als betaald.
Wanneer je een verplichting handmatig als betaald markeert (zonder een banktransactie te koppelen), wordt er geen transactiekoppeling opgeslagen. De statusbadge wordt groen (“Betaald”) maar er verschijnt geen matchkwaliteitsindicator. Om een handmatige betaling terug te draaien, open je het drie puntjes menu opnieuw en kies je Markeer als openstaand.

​
Een verplichting bewerken

Om een naam, bedrag, of mededeling te corrigeren na aanmaak:
  1. Open het drie puntjes menu op de verplichtingsrij.
  2. Kies Bewerken.
  3. Werk de velden bij in het dialoogvenster en klik Opslaan.
Het bewerken van de naam of beschrijving van een betaalde verplichting die een actieve transactiekoppeling heeft, verandert de gekoppelde transactie in het kasboek niet. Als de bewerking de naam van de persoon aanzienlijk verandert, wil je misschien daarna de matchkwaliteitsindicator controleren.

​
Een verplichting verwijderen

Open het drie puntjes menu en kies Verwijderen. De verplichting wordt meteen verwijderd. Als deze gekoppeld was aan een banktransactie, wordt de transactiekoppeling ook verwijderd. De banktransactie zelf blijft in het kasboek staan.

​
Zoeken, filteren, en sorteren

De verplichtingenlijst bevat een zoekbalk en filteropties boven de tabel:
  • Zoeken: typ een naam of trefwoord uit de mededeling om de lijst in real time te filteren.
  • Statusfilter: schakel tussen Alle, Openstaand, en Betaald om je te focussen op een specifieke subset.
  • Sorteren: kies uit Naam (A-Z), Naam (Z-A), Bedrag (laag naar hoog), of Bedrag (hoog naar laag).
De lijst toont altijd eerst de openstaande verplichtingen binnen elke sorteergroep, zodat je meteen kunt zien wie nog moet betalen zonder te hoeven scrollen langs de al vereffende rijen.

​
Paginering

Grote lijsten worden gepagineerd met 25 verplichtingen per pagina. Navigatieopties verschijnen onder de tabel wanneer er meer dan een pagina is. De huidige pagina reset naar pagina 1 wanneer je de zoekopdracht of het filter wijzigt.

​
Exporteren naar CSV

Klik het Download icoon (exportknop) boven de verplichtingenlijst om een CSV te downloaden van de verplichtingen van het huidige betalingstype. De export bevat:
  • Naam, bedrag, mededeling, en status (Betaald / Openstaand) voor elke verplichting in de huidige weergave
  • Een samenvattende voet met totaal betaald bedrag en totaal openstaand bedrag
Het bestand wordt automatisch benoemd met het betalingstypenaam en de datum van vandaag, bijvoorbeeld: betalingen_Kamp_zomer_2025_2025-06-01.csv.

​
Een PDF-bewijs van betaling downloaden

Voor elke verplichting met status “Betaald” kan een PDF-bewijs worden gegenereerd:
  1. Zoek de betaalde verplichting in de lijst. Een documenticoon verschijnt in de actiekolom.
  2. Klik het icoon. Kaspert genereert meteen een PDF met de naam en het logo van je jeugdvereniging (indien geconfigureerd).
  3. Het bestand wordt automatisch gedownload, bijvoorbeeld genaamd bewijs_Jan_Janssen_2025.pdf.
Het bewijs bevat de naam van de persoon, het betaalde bedrag, de beschrijving, de betalingsdatum (overgenomen uit de gekoppelde banktransactie indien beschikbaar, anders de datum van vandaag), de naam van je jeugdvereniging, en de status “VOLDAAN”.
Betalingsbewijzen zijn handig voor leden die een betalingsbewijs nodig hebben voor terugbetaling of administratieve doeleinden. Je kunt zoveel bewijzen genereren als je wilt voor dezelfde verplichting.