Skip to main content
De Ledenbeheer-module is je centrale knooppunt voor alles wat te maken heeft met de mensen in je jeugdvereniging. Vanaf het moment dat een ouder je online inschrijvingsformulier invult tot de dag dat je je volledige ledenlijst exporteert voor je federatie, volgt Kaspert elke stap. Elk lid heeft een persoonlijk profiel met contactgegevens, ouderinformatie en een medisch dossier, allemaal gekoppeld aan hun inschrijving voor het huidige werkjaar. De module is ontworpen voor Vlaamse jeugdverenigingen zoals Chiro, Scouts, KSA, KLJ en anderen, en sluit aan bij de manier waarop die groepen werken: leeftijdsgroepen, jaarlijkse herinschrijving en lidgelden per tak.

​
Wat je krijgt met Ledenbeheer

  • Centrale ledenlijst: voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, toestemming voor foto’s, notities en een volledige inschrijvingsgeschiedenis over alle werkjaren.
  • Oudergegevens: een of twee ouders per lid, met naam, e-mail, telefoonnummer en optioneel een tweede contactpersoon.
  • Medische gegevens: allergieën, medicatie, aandoeningen, dieetwensen, doktersgegevens, noodcontact en zwemvaardigheid, verzameld met expliciete toestemming van de ouder.
  • Leeftijdsgroepen (takken): definieer je eigen takken met optionele leeftijdsgrenzen en een lidgeld. Het inschrijvingsformulier gebruikt deze lijst automatisch.
  • Publiek online inschrijvingsformulier: ouders schrijven hun kinderen in vanaf elk toestel, zonder Kaspert-account, via kaspert.be/inschrijven/{slug}.
  • Ouderportaal: een gepersonaliseerde gezinspagina op kaspert.be/gezin/{slug} waar terugkerende ouders hun kinderen in seconden kunnen herinschrijven met vooraf ingevulde gegevens.
  • Excel-import: importeer leden in bulk vanuit een bestaand spreadsheet in CSV- of .xlsx-formaat, met AI-ondersteunde kolomkoppeling.
  • Excel-export: download de volledige ledenlijst inclusief antwoorden op eigen vragen, klaar voor je federatie (koepelorganisatie).
  • Betalingsopvolging per lid: lidgelden worden automatisch gekoppeld aan Betalingsopvolging, en je kunt de betaald/onbetaald-status rechtstreeks in de ledenlijst wijzigen.
  • Bevestigingsmails bij inschrijving: automatisch verzonden naar het e-mailadres van de ouder na een succesvolle online inschrijving, inclusief betalingsreferenties per kind en een scanbare EPC QR-code.
  • Uitnodigingen voor herinschrijving: stuur in één klik een gepersonaliseerde gezinslink naar elke ouder in je bestand; ouders die de afgelopen 7 dagen al een uitnodiging hebben ontvangen, worden automatisch overgeslagen.

Takken

Maak en beheer leeftijdsgroepen met lidgelden.

Inschrijvingsformulier

Configureer eigen vragen, zichtbaarheid en IBAN-instellingen voor je publieke formulier.

Ouderportaal

Laat terugkerende gezinnen herinschrijven met vooraf ingevulde gegevens via een persoonlijke link.

Import & Export

Importeer in bulk vanuit Excel en exporteer voor federatierapportage.

​
De module activeren

De Ledenbeheer-module is beschikbaar op alle Kaspert-abonnementen, inclusief het gratis abonnement. Als je het item Leden niet in je navigatie ziet, ga dan naar Beheer (/admin) en schakel het in onder Modules.
Elke module moet per organisatie worden geactiveerd. Alleen gebruikers met de admin-rol kunnen modules in- of uitschakelen in Beheer.