Skip to main content
Je publieke inschrijvingsformulier laat ouders toe om hun kinderen in te schrijven voor je jeugdvereniging vanaf elk toestel, zonder een Kaspert-account aan te maken. Het formulier staat op een vaste URL die bij je groep hoort, en jij bepaalt wanneer het open is, wat het vraagt en hoe betalingsinstructies worden getoond. Zodra een ouder het formulier indient, verschijnt het kind onmiddellijk in je lijst op het tabblad Leden en wordt er automatisch een betalingsverplichting aangemaakt in Betalingsopvolging: geen handmatige invoer nodig.

​
Je formulier-URL

Elke organisatie heeft een unieke publieke formulier-URL:
Je kunt deze link vinden en kopiëren in Leden → Instellingen. Deel hem in je nieuwsbrief, op je website of via sociale media.
Ouders hebben geen Kaspert-account nodig om het formulier in te vullen. De URL is alles wat ze nodig hebben. Als de inschrijving gesloten is, toont de pagina een duidelijke boodschap dat inschrijvingen momenteel niet mogelijk zijn.

​
Inschrijving openen en sluiten

1

Ga naar Leden → Instellingen

Navigeer naar Leden (/leden) en klik op het tabblad Instellingen.
2

Schakel de inschrijving aan of uit

Zoek de schakelaar Inschrijvingen open en zet deze aan of uit. Klik op Opslaan om op te slaan.
Wanneer de schakelaar uit staat, toont de publieke formulier-URL een boodschap dat de inschrijving momenteel gesloten is. Ouders kunnen geen nieuwe inschrijvingen indienen. De knop voor herinschrijvingsuitnodiging is ook uitgeschakeld zolang de inschrijving gesloten is.

​
Je IBAN instellen

Het IBAN dat je hier invoert, wordt gebruikt om betalingsinstructies en een scanbare EPC QR-code te genereren die zowel op het bevestigingsscherm als in de bevestigingsmail aan de ouder verschijnt.
1

Ga naar Leden → Instellingen

Navigeer naar Leden (/leden) en klik op het tabblad Instellingen.
2

Voer je IBAN in

Typ of plak het IBAN van je organisatie in het veld IBAN voor lidgeld. Kaspert controleert de opmaak voordat het wordt opgeslagen.
3

Sla op

Klik op Opslaan. Het IBAN wordt nu gebruikt in alle toekomstige bevestigingsmails bij inschrijving en op betalingsschermen.

​
Het formulier configureren

Ga naar Leden → Formulier om alle formulierinstellingen te bereiken.

​
Formuliermodus

Kies tussen twee modi afhankelijk van je organisatietype:
Ouder of voogd schrijft in: de standaardmodus voor jeugdverenigingen (Chiro, Scouts, KSA, KLJ, enz.). Het formulier verzamelt contactgegevens van de ouder, persoonlijke gegevens van het kind, selectie van de leeftijdsgroep (tak) en een optioneel medisch dossier. Een ouder kan meerdere kinderen in één sessie inschrijven.

​
Zichtbaarheid

Bepaal wie het formulier kan vinden en openen:
Het formulier is publiek toegankelijk en kan verschijnen in zoekmachines. Iedereen met de link kan inschrijven.

​
Standaardvelden

In de kaart Standaardvelden kun je de volgende velden tonen of verbergen, en ze verplicht of optioneel maken:

​
Eigen vragen

Je kunt je eigen vragen toevoegen die bij elke inschrijving verschijnen. Ga naar Leden → Formulier en scroll naar Eigen vragen.
1

Klik op 'Vraag toevoegen'

Het vraagformulier vouwt inline uit.
2

Vul de vraaggegevens in

3

Klik op 'Vraag opslaan'

De vraag wordt aan de lijst toegevoegd. Ze verschijnt onmiddellijk op het live formulier.
Je kunt vragen rangschikken met de knoppen ↑ / ↓, ze tijdelijk verbergen met de actief/inactief-schakelaar, of ze definitief verwijderen met het prullenbakicoon.
Het verwijderen van een eigen vraag verwijdert ook permanent alle bestaande antwoorden op die vraag. Overweeg om de vraag te deactiveren als je historische gegevens wilt behouden.
Voorbeelden van eigen vragen:
Nuttige vragen voor jeugdverenigingen

​
Medische dossierinstellingen

De stap voor het medisch dossier is standaard ingeschakeld en verzamelt:
  • Allergieën
  • Medicatie
  • Medische aandoeningen / notities
  • Dieetwensen
  • Huisarts (naam en telefoon)
  • Noodcontact (naam en telefoon)
  • Of het kind kan zwemmen
Je kunt de volledige medische dossierstap aan- of uitzetten, en elk veld afzonderlijk in- of uitschakelen. Wanneer je een eigen vraag markeert als medisch gevoelig, verschijnt deze in de medische stap van het formulier, ongeacht of het standaard medisch dossier is ingeschakeld.
Ouders moeten expliciet een toestemmingsselectievakje aanvinken voordat hun medische gegevens worden opgeslagen. Zonder toestemming worden ingevulde medische gegevens verworpen, zodat het veld nooit per ongeluk leeg in het dossier verschijnt.

​
Bonnetje-instellingen

Als je organisatie officiële lidgeldnota’s uitgeeft (bijvoorbeeld voor een serviceclub die leden factureert), schakel dan Lidgeldnota bij de bevestiging in. Hiermee wordt een opgemaakt bonnetje aan de bevestigingsmail toegevoegd. Je moet het volgende opgeven:
  • Je ondernemingsnummer (ondernemingsnummer of btw-nummer)
  • Een optioneel btw-percentage (laat op 0 staan voor btw-vrije verenigingen)
  • Een optionele voetnoot die onderaan het bonnetje wordt afgedrukt
Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden factuurgegevens (bedrijfsnaam, btw-nummer en factuuradres) automatisch bij de inschrijving van het lid gevraagd.

​
Wat het inschrijvingsformulier verzamelt

Het formulier is een wizard met meerdere stappen. Hier is een samenvatting van wat ouders invullen tijdens een standaardinschrijving (oudermodus):
  • Voornaam en achternaam (verplicht)
  • E-mailadres (verplicht)
  • Telefoonnummer (configureerbaar: getoond/verborgen, verplicht/optioneel)
  • Tweede ouder: naam, telefoon, e-mail (optioneel blok, kan volledig worden verborgen)
  • Eigen vragen die op de ouder van toepassing zijn
  • Voornaam en achternaam (verplicht)
  • Geboortedatum (verplicht): stelt automatisch een tak voor op basis van de leeftijd op 31 december
  • Adres: straat, postcode, gemeente (configureerbaar)
  • Tak (leeftijdsgroep) selectie (verplicht in oudermodus)
  • Selectievakje voor toestemming voor foto’s (configureerbaar)
  • Eigen vragen die op het kind van toepassing zijn
  • Ouders kunnen meerdere kinderen in dezelfde sessie toevoegen (maximaal 10)
  • Allergieën, medicatie, aandoeningen, dieetwensen
  • Naam en telefoonnummer van de huisarts
  • Naam en telefoonnummer van het noodcontact
  • Zwemvaardigheid
  • Eigen vragen die als medisch zijn gemarkeerd
  • Expliciet toestemmingsselectievakje: zonder dit worden de gegevens in deze stap niet opgeslagen
  • Samenvatting van alle ingeschreven kinderen met hun tak en lidgeld
  • Totaal te betalen lidgeld
  • Selectievakje voor acceptatie van de algemene voorwaarden en privacybeleid
  • Verzendknop

​
Wat er gebeurt na indiening

  1. Het kind verschijnt in de lijst op het tabblad Leden onder het huidige werkjaar.
  2. Er wordt een betalingsverplichting voor het lidgeld aangemaakt in Betalingsopvolging.
  3. Een bevestigingsmail wordt verzonden naar het e-mailadres van de ouder. De mail bevat:
    • Een samenvatting van de ingeschreven kinderen met tak en lidgeld
    • De betalingsreferentie (mededeling) per kind
    • Het IBAN van de organisatie
    • Een scanbare EPC QR-code per kind (compatibel met alle Belgische bankapps)
    • Een knop Beheer je gezin die naar het persoonlijke gezinsportaal van de ouder leidt
  4. Als het genereren van bonnetjes is ingeschakeld, bevat de bevestigingsmail ook een officiële lidgeldnota.
De bevestigingsmail wordt verzonden via de e-mailinfrastructuur van Kaspert (inschrijving@kaspert.be) namens je organisatie. De afzendernaam die ouders zien, is de naam van je organisatie.