Skip to main content
Als leider of helper in een jeugdvereniging besteed je vaak je eigen geld namens de groep, of het nu gaat om een supermarktrun voor kampvoedsel, knutselmateriaal of een zak houtskool voor de barbecue. Kaspert maakt het eenvoudig om terugbetaling aan te vragen: vul een kort formulier in, voeg een foto van je bonnetje toe, en je penningmeester regelt de rest digitaal, zonder dat je iemand hoeft achterna te zitten bij de volgende vergadering.

​
Twee manieren om een onkost in te dienen

Je beheerder of penningmeester deelt een unieke link voor je vereniging. Je hebt geen Kaspert-account nodig: open gewoon de link op elk apparaat, inclusief je telefoon.De link volgt dit formaat:
Vraag je leiding of penningmeester om de exacte URL voor je groep. Sommige verenigingen beschermen het formulier ook met een toegangscode: als je een code-prompt ziet wanneer je de link opent, vraag dan je leiding om de code voordat je verdergaat.
1

Open de link op je telefoon

Tik op de link die je beheerder heeft gedeeld. Het formulier laadt in je browser: geen app-installatie nodig. Je ziet de naam en het logo van je vereniging bovenaan.
2

Upload je bonnetje

Tik op het uploadveld en kies een foto uit je galerij of maak een nieuwe foto met je camera. Je kunt ook een PDF-factuur uploaden. Zodra het bestand is geüpload, probeert Kaspert het automatisch te scannen als OCR is ingeschakeld voor je vereniging.
3

Vul je persoonlijke gegevens in

Voer je volledige naam (voornaam en achternaam) en je Belgisch IBAN (formaat: BE00 0000 0000 0000) in. Je IBAN is vereist zodat de penningmeester je rechtstreeks kan terugbetalen op je bankrekening. Kaspert gebruikt dit alleen voor dit doel.
4

Vul de onkostendetails in

Voer een korte omschrijving in van wat je hebt gekocht (bijv. Drank aankoop Colruyt), het bedrag in euro’s en de datum van de aankoop. Als OCR je bonnetje succesvol heeft gescand, zijn deze velden mogelijk al vooraf ingevuld: controleer ze voordat je verdergaat.
5

Indienen

Tik op Indienen voor terugbetaling. Je ziet een bevestigingsscherm. Je penningmeester wordt automatisch op de hoogte gebracht en je onkost verschijnt in zijn of haar reviewwachtrij.

​
OCR auto-fill: laat AI je bonnetje lezen

Wanneer je een bonnetjesfoto toevoegt en je vereniging heeft OCR ingeschakeld (Basic plan of hoger), analyseert Kaspert automatisch de afbeelding en vult zoveel mogelijk velden vooraf in. Wat vooraf wordt ingevuld, hangt af van hoe je indient: Ingelogde leden profiteren van de volledige AI-aangedreven scan, die een korte Nederlandse beschrijving van de aankocht extraheert en een kasboekcategorie suggereert naast het bedrag en de datum. Het publieke formulier voert een lichtere scan uit en vult alleen het bedrag en de datum vooraf in: je moet de omschrijving zelf intypen.
Voor de beste scanresultaten, neem je bonnetjesfoto in goed licht op een vlak, contrasterend oppervlak (bijv. een witte tafel). Houd je telefoon recht boven het bonnetje zodat het het grootste deel van het beeld vult. Zorg ervoor dat het totaalbedrag duidelijk zichtbaar is en niet wordt bedekt door een vouw of schaduw. Wazige, donkere of sterk gekreukelde bonnetjes worden mogelijk niet correct gescand: vul in dat geval de details gewoon handmatig in.
Auto-fill is niet 100% accuraat. Controleer altijd de vooraf ingevulde waarden voordat je indient. Controleer in het bijzonder of het bedrag overeenkomt met het totaal op je bonnetje en of de datum correct is. Jij bent verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid van de informatie die je indient.

​
Wat er gebeurt nadat je hebt ingediend

Zodra je op Indienen voor terugbetaling tikt, komt je onkost in de reviewwachtrij van de penningmeester.
  • Je ziet een bevestigingsscherm met een groen vinkje en een bericht dat je indiening is bevestigd bij de penningmeester van je vereniging.
  • De penningmeester reviewt je bonnetje en keurt het goed of wijst het af. Bij goedkeuring wordt de onkost geboekt en ontvang je een bankoverschrijving naar het IBAN dat je hebt opgegeven.
  • Als je meteen nog een onkost wilt indienen, tik op Nog een onkost indienen op het bevestigingsscherm: je naam en IBAN worden onthouden, zodat je alleen de nieuwe aankoopdetails hoeft in te vullen.
Er is geen in-app notificatie wanneer je onkost wordt goedgekeurd of afgewezen. Als je wilt opvolgen, neem dan rechtstreeks contact op met je penningmeester. Zodra goedgekeurd, arriveert de terugbetaling via een standaard bankoverschrijving naar het IBAN dat je hebt opgegeven: de timing hangt af van wanneer je penningmeester de betaling verwerkt.

​
Formuliervelden naslag

Je voornaam en achternaam. Dit verschijnt in het overzicht van de penningmeester zodat hij of zij weet wie de onkost heeft ingediend. Verplicht.
Je Belgische bankrekeningnummer in IBAN-formaat: BE00 0000 0000 0000. Kaspert valideert het formaat voordat indiening wordt toegestaan. Hierheen wordt je terugbetaling overgemaakt. Verplicht.
Een korte beschrijving van wat je hebt gekocht, bijv. Materiaal workshop of Eten supermarkt. Houd het kort en duidelijk zodat de penningmeester de aankoop in één oogopslag kan identificeren. Verplicht.
Het totaalbedrag van de onkost in euro’s, met twee decimalen (bijv. 12,50). Dit moet overeenkomen met het totaal op je bonnetje. Verplicht.
De datum op het bonnetje. Standaard ingesteld op vandaag. Wijzig dit als je een ouder bonnetje indient. Verplicht.
Een foto (JPG, PNG, enz.) of PDF van je bonnetje of factuur. Strikt genomen niet vereist door het formulier, maar sterk aanbevolen: de penningmeester kan onkosten zonder bewijs afwijzen. Grote afbeeldingen tot 5 MB worden geaccepteerd.