Skip to main content
Wanneer je een nieuwe organisatie aanmaakt in Kaspert en voor de eerste keer inlogt, start het platform automatisch een vijfstaps onboarding-wizard. De wizard verzamelt de minimale informatie die Kaspert nodig heeft om meteen nuttig te zijn: welke functies je wil activeren, wie er nog meer in je team zit, hoe je publieke pagina’s eruit moeten zien, en in welk boekjaar je je momenteel bevindt. Deze pagina loopt elke stap in detail door zodat je precies weet wat je kunt verwachten en waarom elke keuze belangrijk is.
De onboarding-wizard draait een keer per organisatie. Nadat je op Afronden en starten hebt geklikt in de laatste stap, wordt de wizard als voltooid gemarkeerd en verschijnt hij niet opnieuw. Alle instellingen die je hier configureert, kun je later aanpassen in het gedeelte Beheer van de app.

​
De vijf stappen van de wizard

1

Stap 1 — Kies je modules

Het eerste scherm vraagt welke onderdelen van Kaspert je wil activeren. Elke module komt overeen met een sectie in de bovenste navigatiebalk.Schakel elke module in of uit met de bijbehorende schakelaar. Modules die een hoger plan vereisen dan je huidige plan, worden getoond met een Upgrade-badge en hun schakelaars zijn uitgeschakeld totdat je upgrade.Kasboek wordt voor iedereen aanbevolen — het is de kern van het platform en beschikbaar op alle plannen, inclusief Free.Je kunt deze schakelaars op elk moment opnieuw bekijken in Beheer > Modules (/admin, tabblad Modules).
2

Stap 2 — Nodig je team uit

Kaspert is gemaakt voor samenwerking. In deze stap kun je medebeheerders, medepenningmeesters of andere leiders uitnodigen voordat je zelfs maar begint met de app.
  1. Typ het e-mailadres van de persoon die je wil uitnodigen in het invoerveld.
  2. Klik op Uitnodigen (of druk op Enter).
  3. Kaspert maakt een uitnodigingsrecord aan en stuurt de persoon een gepersonaliseerde e-mail met een registratielink.
  4. Herhaal dit voor zoveel mensen als je wil.
Elke succesvol verstuurde uitnodiging verschijnt als een groene bevestigingsrij onder het invoerveld. Uitgenodigde personen melden zich aan via de link in hun e-mail en kiezen Ik ben uitgenodigd — Kaspert koppelt hen dan automatisch aan je organisatie.
Deze stap is optioneel — klik op Overslaan om verder te gaan. Je kunt altijd later meer mensen uitnodigen vanuit Beheer > Leden.
Planlimieten voor beheerders:
  • Free — 1 beheerder
  • Basic — maximaal 3 beheerders
  • Pro & Premium — onbeperkt beheerders
3

Stap 3 — Stel je organisatieprofiel in

Deze stap bepaalt hoe je organisatie eruitziet op publieke pagina’s (webshop, bestelbevestigingsmails, betalingsverzoeken) en in de app-header.URL-slugDe slug is een korte, kleine-letter-, koppelteken-gebruikende identificatie die in alle publieke links wordt gebruikt. Als je slug bijvoorbeeld chiro-sint-jan is, zien je publieke webshop-URL’s er zo uit:
Kaspert stelt automatisch een slug voor op basis van je organisatienaam. Je kunt deze hier bewerken — alleen kleine letters, cijfers en koppeltekens zijn toegestaan. Als de gewenste slug al door een andere organisatie wordt gebruikt, toont Kaspert een foutmelding en vraagt hij je om een andere te kiezen.LogoKlik op Upload logo om het logo van je groep te uploaden. Ondersteunde formaten: PNG, JPG, SVG. Maximale bestandsgrootte: 2 MB. Het logo verschijnt in de app-header, op publieke bestelpagina’s en in uitgaande e-mails.HoofdkleurKlik op het kleurstaaltje om een kleurkiezer te openen, of typ een hexcode rechtstreeks in het tekstveld (bijvoorbeeld #1a8a6e voor groen). De hoofdkleur wordt gebruikt als accentkleur op knoppen, highlights en je publieke pagina’s. Kies een kleur die past bij de identiteit van je groep: Chiro-rood, Scouts-kaki, KSA-blauw, enzovoort.
4

Stap 4 — Maak je eerste werkjaar aan

Een werkjaar (letterlijk “werkjaar” of boekjaar) is de periode waarin al je transacties, betalingsverplichtingen, verkopen en onkosten worden gegroepeerd. Elke boeking in Kaspert hoort bij een werkjaar, waardoor het eenvoudig is om je kasboek per seizoen te filteren en overzichtelijke jaarrapporten op te stellen.Jeugdverenigingen in Vlaanderen lopen vrijwel universeel van 1 september tot 31 augustus. De wizard vult deze datums automatisch in voor het huidige seizoen.Vul drie velden in:
​
string
required
Een leesbare naam voor het werkjaar. Gebruik het formaat JJJJ-JJJJ (bijvoorbeeld 2024-2025). Dit label verschijnt in dropdown-filters doorheen de app en in rapportheaders.
​
date
required
De eerste dag van het seizoen. Meestal JJJJ-09-01 (1 september). Transacties met een datum voor deze startdatum verschijnen niet wanneer je filtert op dit werkjaar.
​
date
required
De laatste dag van het seizoen. Meestal JJJJ+1-08-31 (31 augustus van het volgende jaar). De einddatum moet later zijn dan de startdatum.
Klik op Volgende om op te slaan. Kaspert bevestigt het werkjaar met een groen vinkje en toont het geformatteerde datumbereik. Als er al een werkjaar met hetzelfde label bestaat voor je organisatie (bijvoorbeeld omdat je terugkeert na een proefperiode), slaat deze stap automatisch over.
Je kunt op elk moment extra werkjaren toevoegen (vorige seizoenen voor archivering, of toekomstige seizoenen voor planning) onder Beheer > Organisatie. Er is geen limiet op het aantal werkjaren per organisatie.
5

Stap 5 — Kies een plan

De laatste stap toont een planvergelijking zodat je kunt beslissen of je op het Free-plan blijft of meteen upgrade.Je kunt op Afronden en starten klikken zonder een betaald plan te selecteren. Je start dan op Free en kunt op elk moment upgraden vanuit Beheer > Abonnement.Zie de pagina Plans & Billing voor een volledig overzicht inclusief transactiekosten en annuleringsvoorwaarden.

​
Na de onboarding: de indeling van je dashboard

Zodra je op Afronden en starten klikt, stuurt Kaspert je door naar de eerste actieve module (meestal het kasboek op /dashboard). De bovenste navigatiebalk bevat links naar elke module die je hebt ingeschakeld:

Kasboek

Je financiele boekhouding. Registreer inkomsten en uitgaven, filter op werkjaar en categorie, en bekijk lopende saldi.

Betalingen

Betalingsverplichtingen per lid of tak. Zie wie heeft betaald, wie achterstallig is, en stuur herinneringen.

Verkoop

Creer en beheer webshopverkopen. Elke verkoop krijgt zijn eigen publieke bestelpagina die je kunt delen met ouders en leden.

Onkosten

Beoordeel, keur goed of wijs onkosten van je leden af. Goedgekeurde onkosten worden automatisch in het kasboek geboekt.

Leden

Volledig ledenbeheer: takken (leeftijdsgroepen), inschrijfformulieren, medische gegevens en een ouderportaal.

Beheer

Organisatie-instellingen, modules, facturering, branding, teamleden en beheer van werkjaren.

​
Je organisatie delen met leden

Naast het uitnodigen van beheerders per e-mail kun je ook de uitnodigingscode van je organisatie delen. Dit is een korte code in hoofdletters die leden kunnen invoeren wanneer ze zich registreren via het pad Ik ben uitgenodigd. Iedereen die zich registreert met jouw uitnodigingscode, wordt automatisch gekoppeld aan je organisatie als lid (niet als beheerder).
Je vindt de uitnodigingscode van je organisatie in Beheer > Leden. Deel deze in de groepschat, nieuwsbrief of oudercommunicatie zodat leden zichzelf kunnen inschrijven zonder dat je individuele uitnodigingsmails hoeft te versturen.

​
Veelgestelde vragen over onboarding

Ja. Ga naar Beheer > Organisatie en werk het naamveld bij. De URL-slug wordt niet automatisch aangepast wanneer je de naam wijzigt. Pas deze handmatig aan indien nodig om je publieke links consistent te houden.
Als je op Overslaan klikt in de werkjaar-stap, wordt er geen werkjaar aangemaakt tijdens de onboarding. Je kunt er op elk moment een aanmaken vanuit Beheer > Organisatie > Werkjaren. Tot er een werkjaar bestaat, tonen sommige filter- en rapportagefuncties in het kasboek een lege status.
Absoluut. Ga op elk moment naar Beheer > Modules om modules in of uit te schakelen. Het uitschakelen van een module verbergt deze alleen in de navigatie. Je bestaande gegevens (transacties, betalingen, enzovoort) worden bewaard en verschijnen opnieuw als je de module opnieuw inschakelt.
Als je bent weggeklikt voordat je op Afronden en starten hebt geklikt, beschouwt de wizard zichzelf als onvolledig en start hij opnieuw de volgende keer dat je inlogt. Je gedeeltelijk ingevoerde gegevens (modulekeuzes, slug, logo, werkjaar) zijn mogelijk wel of niet opgeslagen, afhankelijk van de stap waarop je bent weggegaan. Stappen worden opgeslagen wanneer je op Volgende klikt op elk scherm.